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Autorin: Susanne Kowalski | 16.12.2021

Vereinsterminplaner für 2022

Mit dem Terminplaner starten Vereinsverantwortliche gut organisiert ins kommende Jahr, verpassen keine Termine und koordinieren Projekte rechtzeitig. Damit keine Fristen verstreichen oder wichtige Projekte in Vergessenheit geraten, ist das Tool auf die Belange von Vereinen abgestimmt. Nachfolgend das Wichtigste zur Excel-Musterlösung.
Bild: elektraVision AG

Aus dem Vereinsalltag

In einem Sportverein in Hessen steht im kommenden Jahr das 85-jährige Vereinsjubiläum an. Sollte die Pandemielage den Verantwortlichen und Mitgliedern keinen Strich durch die Rechnung machen, soll das mit verschiedenen Events während des Jahres gebührend gefeiert werden. Das bedeutet, dass neben der Organisation des alltäglichen Vereinsgeschehens eine Menge Arbeit auf die Ehrenamtlichen zukommt. Dies bedarf einer strukturierten Vorgehensweise.

Zunächst wird geklärt, welche Events und weiteren Projekte im neuen Jahr angegangen werden sollen. Die Verantwortlichen erstellen hierfür eine verbindliche Prioritätenliste, die die Vorstufe für die eigentliche Planung bildet. Den relevanten Themen und Projekten werden Termine zugeordnet. Damit steht das erste Grundgerüst. Danach werden umfangreichere Vorhaben in kleinere Etappen untergliedert, Starttermine, Zwischenziele und Endtermine definiert. Zusätzlich wird vermerkt, wer für die einzelnen Etappen der Projekte zuständig ist.

 

HÄUFIGE PROBLEME IN DER VEREINSARBEIT

Viele Vereinsverantwortliche haben Probleme bei der Einhaltung von Terminen und Zuständigkeiten:

Mangelhafte Themenplanung

Zu Jahresbeginn ist immer noch offen, welche Themen und Projekte im laufenden Jahr umgesetzt werden sollen. Solche Planungspannen ziehen sich durch das gesamte Kalenderjahr.

Schlechtes Terminmanagement

Fristen verstreichen oder Wichtiges wird auf den letzten Drücker erledigt. Das führt zu vermeidbarem Stress.

Fehlende Projektplanung

Projekte werden ohne Zieldefinition und genaue Zeitplanung in Angriff genommen. Dabei kommt es regelmäßig zu Schwierigkeiten bei der Koordination von Teilprojekten.

Ungeklärte Zuständigkeiten

Entweder werden mehrere Personen in einer Sache aktiv oder einer verlässt sich auf den anderen. Arbeiten werden dadurch entweder gar nicht oder doppelt erledigt.

Fehlende Absprachen

Einige Aufgaben lassen sich nicht klar abgrenzen. Hier sind dringend Absprachen notwendig, damit es nicht zu Überschneidungen kommt.

Keine Prioritäten

Unwichtiges wird vor Wichtigem erledigt. Für wichtige Dinge ist dann keine Zeit mehr.

Damit jeder weiß, was zu tun ist, pflegt der Vorstand die Termine in einen Terminplaner ein. Die Listen werden sortiert, verdichtet und ausgewertet. Anschließend weiß jeder, was zu tun ist und wie dringend welche Tätigkeit ist.

 

Der Terminplaner

Der Terminplaner ist ein Tool, basierend auf einer komfortablen Excel-Datei, das für mehr Überblick in der Vereinsarbeit sorgt. Er ermöglicht eine strukturierte und übersichtliche Planung, wurde speziell für Anforderungen von Vereinen entwickelt und unterstützt seine Anwender dabei, Aufgaben sowie Termine des Vereins ganz gezielt zu verwalten.

Die Musterlösung ist flexibel einsetzbar, eignet sich sowohl für den Einsatz einzelner Personen als auch als Gesamtübersicht für den kompletten Verein.

Die Musterlösung enthält folgende Tabellen:

  • Startseite zu Navigationszwecken
  • Aufgabenerfassung
  • Aufgabendefinitionen (für wiederkehrende Arbeiten)
  • Aufgabenauswertung
  • Zwölf monatliche Terminplaner
  • Mitgliederliste
  • Jubiläumsliste
  • Hilfe.

Alle geplanten Aktivitäten und Fristen werden im Register „Aufgabenerfassung“ in einer übersichtlichen Eingabemaske eingetragen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Aufgabe in Aufgabenliste übertragen“ werden die Aufgaben beziehungsweise Termine automatisch den Kalendertagen einzelner Monatsübersichten zugeordnet, sodass der Anwender jederzeit tagesgenau einen Überblick über alle anstehenden Aktivitäten hat.

Für jeden Kalendertag sind bis zu zehn Eintragungen möglich. Das Handling erfolgt makrogesteuert, ohne dass der Anwender von den Abläufen im Hintergrund etwas merkt.

 

Auswertungsmöglichkeiten

Im Register „Aufgabenauswertung“ können die im Vorfeld erfassten Termine nach verschiedenen Kriterien gegliedert werden:

  • Fälligkeit
  • Priorität (A = hoch, B = mittel, C = niedrig)
  • Zuständigkeit (Vereinsverantwortliche)
  • Status (erledigt, in Bearbeitung, nicht erledigt).

Außerdem lässt sich die Aufgabenauswertung mit einem Statusreport kombinieren. Auf der Basis einer vordefinierten Filterfunktion reicht ein Mausklick auf den kleinen Pfeil des zu analysierenden Kriteriums. Anschließend bestimmt der Anwender über Kontrollkästchen, welche Informationen herausgefiltert und somit angezeigt werden sollen.

Selbstverständlich ist es jederzeit möglich, einen Ausdruck der zugehörigen Daten zu erstellen.

 

Reduzierter Erfassungsaufwand

Um den Erfassungsaufwand immer wiederkehrender Vorgänge so gering wie möglich zu halten, können Standardaufgaben beziehungsweise sich wiederholende Termine im Tool angelegt werden.

Wenn also zum Beispiel immer der Jugendwart des Musikvereins für die Meldung der Aktiven an den Verband zuständig ist, kann hierfür in der eigens dafür vorgesehenen Tabelle „Aufgabendefinitionen“ ein entsprechender Eintrag erfasst werden.

 

Weitere Zusatzfunktionen

Ergänzend verfügt das Tool über eine Mitglieder- und Jubiläumsliste. Um den Terminplaner zu nutzen, müssen Sie die Mitgliederliste nicht zwangsläufig führen.

Die Jubiläumsliste basiert auf der Mitgliederliste. Dadurch hat der Anwender die Möglichkeit – ohne weitere Angaben – mithilfe der Excel-Filterfunktion ganz bequem Jubilare zu selektieren.

Detaillierte Informationen zum Einsatz dieser Arbeitshilfe sind in einer ausführlichen Bedienungsanleitung hinterlegt, die man bequem durch einen Klick auf die Schaltfläche „Hilfe“ erreicht.

Hier geht's zum Terminplaner!