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Autor: Hartmut Fischer | 10.12.2020

Kontaktpflege in Corona-Zeiten

Die derzeitige Pandemie hat auch die Vereinswelt verändert. Trotz einer ganzen Reihe von Lockerungen ist es nicht möglich, alle gewohnten Aktivitäten durchzuführen. Der Kontakt zu den Mitgliedern und Förderern ist auf den gewohnten Wegen nur noch eingeschränkt möglich. Doch gerade in diesen für alle so schwierigen Zeiten ist es besonders wichtig, die Kontakte aufrechtzuerhalten. Hier gilt es, auch über neue Wege nachzudenken.
Bild: Corbis

Das Problem

Durch die Corona-Bestimmungen ist es nur noch sehr eingeschränkt möglich, in direkten Kontakt mit Sponsoren und Mitgliedern zu treten. In vielen Fällen ist dies auch nicht erwünscht (Angst vor Ansteckung). Darum geht es jetzt verstärkt darum, über andere Kanäle den Kontakt aufrecht zu erhalten und den Freunden und Förderern zu signalisieren: der Verein lebt.

Pressearbeit verstärken

Corona sorgt leider dafür, dass nur noch eine geringe Anzahl von Veranstaltungen durchgeführt werden. Das ist gerade für die Lokal- und Regionalzeitung eine Schwierigkeit, da sie einen relativ großen Teil ihrer Berichterstattung aus Veranstaltungsankündigungen und -berichten ziehen.

 

Dadurch bietet sich für Sie die Möglichkeit, Beiträge über den Verein zu platzieren. Allerdings wird die Seitenanzahl der Zeitungen nach der Anzahl der Anzeigen bestimmt, so dass die Journalisten jetzt auch weniger Platz für redaktionelle Beiträge haben. Dennoch ist die Chance jetzt sehr groß, Artikel über den Verein in kommunalen und regionalen Medien unterzubringen.

Hat der Verein beispielsweise eine Veranstaltung auf das nächste Jahr verschoben, sollte man es nicht bei einer kurzen Meldung belassen. Berichten Sie auch darüber, dass man für das kommende Jahr die Programmpunkte übernehmen konnte und gehen Sie auf das Programm ein. Oder Sie berichten darüber, mit welchen Akteuren Sie in Kontakt stehen, um diese für die Veranstaltung im neuen Jahr zu gewinnen.

Auch Berichte, in denen Sie schildern, was der Verein derzeit – sozusagen hinter den Kulissen – unternimmt, um den Verein für die Nach-Corona-Zeit fit zu machen, werden derzeit gerne übernommen.

Dass die Redaktionen nun eventuell mehr Platz für Ihre Beiträge einräumen können, bedeutet aber nicht, dass Sie endlos lange Berichte verfassen. Diese sind in den Redaktionen nicht gern gesehen. Ein gutes Maß sind 2.500 bis 3.000 Anschläge.

Das Internet wird immer wichtiger

Auch die sozialen Kanäle (Facebook, Instagram usw.) sollten jetzt verstärkt genutzt werden. Hier könnte man beispielsweise eine Serie starten, in der sich die Aktiven des Vereins – soweit sie dazu bereit sind – sich auch mal in ihrem privaten Umfeld vorstellen.

Natürlich sollten hier auch Beiträge gepostet werden, die verdeutlichen, dass der Verein trotz der Pandemie arbeitet und die Planungen für das kommende Jahr vorantreibt. Wichtig bei allen Beiträgen ist, dass sie Optimismus ausstrahlen und immer den Tenor haben, dass man gemeinsam auch diese schwierige Zeit überwindet.

Rechnungen in dieser Zeit?

Für viele Vereine steht jetzt auch die Zeit an, in der die Rechnungen an die Sponsoren verschickt werden. Eine sehr kritische Situation. Auf der einen Seite braucht der Verein das Geld jetzt mehr denn je, weil andere Einnahmequellen weggebrochen sind. Auf der anderen Seite könnte gerade jetzt eine Rechnungsstellung dazu führen, dass ein Förderer seine Maßnahmen kündigt und so verloren geht.

Darum sollte jetzt mit spitzem Bleistift gerechnet werden, ob man auf die Zahlungen nicht einen „Corona-Nachlass“ gewähren kann. Die Rechnungen sollten dann mit einem Anschreiben verschickt werden. In dem Schreiben sollte man darauf eingehen, dass man die Situation des Sponsors natürlich kenne und man ihm deshalb auch in dieser Zeit entgegenkommen wolle, soweit dies dem Verein möglich ist.

Sie sollten aber auch deutlich machen, dass dies ein einmaliger Nachlass ist, mit dem Sie – je nach Förderer – Ihre Solidarität mit dem Sponsor, dem regionalen Handel usw. bekunden. Wenn Sie über Ihre Internetseite oder Ihre sozialen Kanäle auf Angebote hinweisen wollen, bauen Sie dies in das Schreiben ein. So nehmen Sie der Rechnung den jetzt besonders bitteren Beigeschmack, dass man nur nehmen wolle.

Kontakt halten

Auch die Mitglieder vermissen ihren Verein. Sie freuen sich deshalb über jede Information, die von dort kommt. Dies ist eine gute Gelegenheit, nachzufragen, ob man dem Mitglied einen Newsletter zusenden darf. Viele, die bisher nicht reagierten, werden jetzt zustimmen.

Außerdem kann man sich heute auch per Videobotschaft via Internetseite oder Social Media an die Mitglieder wenden und so Kontakt halten. Die Aufnahmen müssen keine Studioqualität haben – mit dem Handy aufgenommene Botschaften reichen voll und ganz. Wichtig ist hier nicht, dass brillante Bilder vermittelt werden, sondern dass die Botschaft signalisiert, dass der Verein noch da ist.