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Autor: Prof. Gerhard Geckle | 25.03.2020

Vereine und die Corona-Krise - wie macht man weiter?

Bereits viele Vereinsmitglieder erhalten derzeit Post oder Mail-Nachrichten von ihren Vereinen. Dies mit der dem Grunde nach nicht überraschenden Mitteilung, dass die anstehende Mitgliederversammlung abgesagt werden muss. Je nach Zeitfenster mit der Ankündigung eines neuen Termins oder eines Terminvorschlags für eine später dann neu angesetzte Mitgliederversammlung, zu der noch rechtzeitig eingeladen werden soll.
Bild: Corbis

1. Mitgliederversammlung

Vereine und Verbände haben im Regelfall in ihren verbindlichen Satzungen nur den üblichen Hinweis seit Jahren, dass zur Mitgliederversammlung auf bestimmte Weise entsprechend dem bisherigen Willen der Vereinsmitglieder eingeladen werden muss. Mit einem festgelegten Zeitvorlauf und auch bestimmten Bekanntmachungsformen für die Einladung.

Meist schriftlich, in letzter Zeit mit dem Hinweis auf eine Einladung in Textform, um auch E-Mail-Einladungen mitberücksichtigen zu können.

Aber auch durch öffentliche Bekanntmachungen etwa in Gemeindeblättern, bestimmten Tageszeitungen oder auch durch Aushang im Vereinsheim u. Ä. als zulässige Einladungsforen.

Die Gründe derzeit für die notwendige Absage und damit die erforderliche zeitliche Verlegung kann sich aus behördlichen Anordnungen ergeben, Einzelverfügungen vom Gesundheitsamt bis hin zu landesrechtlichen Verordnungen wie in Baden- Württemberg und in anderen Bundesländern zur Einschränkung der Versammlungsfreiheit und zum Virusschutz durch Begrenzung der Personenzahl.

Handeln muss dann wie bei den bisherigen Einladungen das zuständige Vereinsgremium, also meist der Vorstand.

Dieser ist dann auch für die Absage der Versammlung zuständig und befugt. Wobei man den geeigneten Weg zu seinen Mitgliedern finden muss, wenn etwa wegen Veröffentlichungen der Einladung in nur monatlich/ vierteljährlich erscheinenden Publikationen/ Zeitschriften u. Ä. der Mitteilungsweg zu verkürzen wäre.

Über Satzungsvorgaben mit der Fixierung des Termins für ein bestimmtes Viertel- oder Halbjahr kann man sicherlich hinweggehen, gerade in diesen noch nicht absehbaren Krisenzeiten.

Gilt das allgemeine Versammlungsverbot, ist das auf jeden Fall der „wichtige Grund“ für Verlegungen und erste Abweichungen von zeitlichen Satzungsvorgaben.

Nicht übersehen: Unbedingt den Mitgliedern und auch anderen Beteiligten, Behörden- oder Verbandsvertretern, der Presse etc. dies daher kurz erläutern, dass mit Hinweis auf die derzeitige Corona-Situation die Absage der anstehenden ordentlichen (oder auch bei Terminen für außerordentliche) Mitgliederversammlungen hiermit erfolgen muss. Mit der ggf. erforderlichen Ergänzung, dass zu „gegebener Zeit“ ein neuer Termin festgelegt und dazu formgerecht wieder eingeladen wird.

Weiterer Handlungsbedarf kann sich bei Absagen auch durch die notwendige Absage gegenüber fremden Gastgebern, etwa Gasthäusern, gegenüber angemieteten städtischen oder gemeindeeigenen Versammlungsräumen ergeben, die sonst für die Durchführung der Versammlung gebraucht werden.

Unstreitig liegt höhere Gewalt vor - aber um jeglichem Streit zu entgehen, sollte man gegenüber einem Fremdveranstalter nicht unbedingt definitiv absagen, sondern versuchen, bei Vorliegen der möglichen Voraussetzungen einen späteren Veranstaltungstermin gemeinsam zu finden.

Lässt man den Weg und die Form für schnelle Absagen von genau festgelegten Mitgliederversammlungen in diesem Halbjahr 2020 beiseite, bleibt ein wichtiges Problem für die Vereinsführung:

 

2. Virtuelle Mitgliederversammlung?

Wie kann man dann ohne Mitwirkung der Mitglieder entscheiden, wie soll man sich treffen bei den bestehenden Versammlungs- und Kontaktverboten in der laufenden Corona-Krisensituation?

Was macht man mit anstehenden Neuwahlen, wie kann man dringende Beschlüsse des Vorstands umsetzen, etwa die Bildung neuer Abteilungen, Bewilligung von besonderen finanziellen Maßnahmen bis hin weiteren aufgezählten Zustimmungserfordernissen für die Vorstandschaft nach der Satzung durch die vorgeschriebene Mitwirkung der Mitglieder bei der Beschlussfassung.

Kann man wegen der Wichtigkeit, wegen unbedingt zu treffenden Beschlüssen auf die virtuelle Mitgliederversammlung zugreifen, dies als Alternative für die Abhaltung einer Versammlung auswählen?

Klartext: Das Bürgerliche Gesetzbuch mit den dort enthaltenen Vorgaben für das geltende Vereinsrecht (§§ 21 ff. BGB) sieht als gesetzlichen Regelfall nur die sog. Präsenzveranstaltung vor. Also die erforderliche Anwesenheit der Mitglieder - es sei denn, schon in der Satzung wird hiervon abgewichen und eine sog. virtuelle Mitgliederversammlung zugelassen und dies damit ermöglicht.

Wenn dies also eine Satzung vorsehen würde, muss die Abstimmung dann nicht nach § 32 Abs. 2 BGB in Schriftform erfolgen.

Es gab bislang noch einen kleinen Ausweg - wenn alle Vereinsmitglieder dem virtuellen Verfahren zugestimmt haben. Das Einstimmigkeitserfordernis ist nicht einfach zu erreichen, gerade etwa bei mitgliederstarken Vereinen.

Sollte dies klappen, dann bezieht sich dieser Ausnahmebeschluss nur auf das Verfahren zur Durchführung der Versammlung auf virtuellem Wege. Denn in der dann laufenden Versammlung kann man auch jegliche sonst üblichen oder vorgegebenen Mehrheitsbeschlüsse fassen.

Fehlt aber der einstimmige Beschluss der Mitglieder als erforderliches Votum hierfür, wären getroffene Beschlüsse unwirksam und unzulässig - auch wird das Vereinsregister hierauf ggf. reagieren.

Technische Anforderungen

Auch das lässt sich lösen, etwa mit Bildschirmübertragungen, über Chat-Rooms oder mit Einsatz des Telefons.

Für virtuelle Mitgliederversammlungen kommt daher nunmehr, auch bestätigt durch die aktuelle BGB-Änderung, die Möglichkeit, dass man ohne die Grundvoraussetzung der Satzungsänderung mit der Rückendeckung der Mitglieder das alles auch virtuell ablaufen lassen könnte.

Technisch dann über Videokonferenzen, z. B. mit Nutzung von Skype-Meetings, Microsoft-Teams oder WebEx als mögliche Anbieter.

Aber nicht vergessen: Es müssen dann, wenn dies so ablaufen soll, auch für Vorstandssitzungen als kleine interne Vereinslösung die Mitglieder oder Führungskräfte alle erforderlichen Zugangs- und Einwahldaten erhalten mit ggf. einem Passwort.

 

3. Eilbedürftige Vorstandssitzungen

Geht es um eilbedürftige Vorstandssitzungen, wird nun häufiger denn je zur Telko als Kommunikationsmedium gegriffen. Meist sehen bereits Vorstandsordnungen diese Möglichkeit vor. Wenn nicht vorhanden, sollte im Umlauferfahren die Zustimmung zu dieser Vorgehensweise von den Vorständen eingeholt und als Vorstandsbeschluss dokumentiert werden. Es gibt dafür auch professionale Anbieter im Telefonbereich, die diese Maßnahmen mit Einwahldaten etc. insgesamt (auch kostenpflichtig) organisieren.

Nicht vergessen: Wer protokolliert das, wird auch hierbei der „Datenschutz“ beachtet?

Empfehlenswert wäre zudem sicher ein Testlauf gerade für angestrebte Mitgliederversammlungen über Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern.

Wie kann der Vorstand gerade in Corona-Zeiten reagieren, wenn, wie auch vorgeschrieben, sich derzeit nur noch zwei Personen treffen könnten, wenn man die Ansteckungsgefahr auch im eigenen Interesse beachten will?

Der Vorstand/die Vorstandschaft/das Präsidium könnte von sich aus sofort reagieren, soweit noch nicht geschehen. Wenn alle Vorstandsmitglieder im Umlaufverfahren schnell ihre Zustimmung erteilen, es gibt einen einstimmigen Beschluss (hoffentlich), dann könnte die virtuelle Vorstandssitzung oder die Telko in aller Ruhe stattfinden, dies somit ohne Einhaltung etwaiger Form- und Fristerfordernisse, auch ohne die sonst notwendige Satzungsermächtigung.

 

4. Ablauf der Amtszeit

Ausdrücklich neu geregelt ist die Situation, dass derzeit bei Vereinen und auch Stiftungen ohne Neubestellung von Vorständen nach Ablauf der Amtszeit die akute Gefahr einer nicht ordnungsgemäßen Vereinsführung im Vorstandsbereich eintreten kann. 

Denn auch nur wenige Vereine haben etwa die Regelung in ihrer Satzung, dass Vorstandsmitglieder mit zeitlich befristeter Amtszeit solange im Amt bleiben, bis der Nachfolger gewählt ist. Nunmehr wird dies gesetzlich ausdrücklich so geregelt und gilt damit auch für Vereine, die keine Regelungen zum Ablauf der Amtszeit in ihrer Satzung haben.

Wichtig:  Die Möglichkeit der erforderlichen Abberufung von Vorstandsmitgliedern ist davon unabhängig gegeben und auch weiterhin möglich.

Die Bundesregierung hat hierzu reagiert und bringt gerade in die parlamentarische Abstimmung den Entwurf eines Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht ein.

Nach Zustimmung durch den Bundestag und des Bundesrats wird dieses Gesetzespaket voraussichtlich bis Ende März 2020 schon in Kraft treten, nach erfolgter Verkündung und Bekanntmachung.

Darin enthalten ist nun auch eine Änderung des geltenden Vereinsrechts! Denn neben den diversen wirtschaftspolitischen Entscheidungen soll damit auch die Handlungsfähigkeit von Unternehmen, Genossenschaften, Vereinen und auch Wohnungseigentümer-Gemeinschaften aufrechterhalten werden. Mit dem erklärten Ziel, die verschiedensten Zusammenschlüsse und Rechtsformen in die Lage zu versetzen, bei Beschränkungen der Versammlungsfreiheit doch noch die erforderlichen Beschlüsse fassen zu können.

Geändert werden daher auch zahlreiche Einzelgesetze, wie das Aktiengesetz, das GmbH-Gesetz und das BGB im Vereinsbereich.

Damit soll für Vereine eine virtuelle Mitgliederversammlung auch möglich sein, es soll den Mitgliedern ermöglicht werden, ihre Stimmen schriftlich vor Beginn der Mitgliederversammlung abgeben zu können.

Damit benötigt man nicht unbedingt die strikte Teilnahme und Präsenz an Versammlungen. Weiterhin gibt es Erleichterungen für den erforderlichen Fortbestand und die Handlungsfähigkeit von Vereinsorganen, um ohne Neuwahl zu erreichen, dass die Vorstände bei den Vereinen weiterhin tätig werden können.

Weiterhin ist nun vorgesehen, dass es allgemein für Mitgliederversammlungen sogar ohne Satzungsermächtigung möglich wird, die Stimme für Tagesordnungspunkte in Textform, also z. B. per Fax, per E-Mail abgeben zu können.

Damit geht man weg von der bisherigen Vorgabe nach § 126 BGB, dass eine Stimmabgabe stets schriftlich erfolgen muss. Nunmehr greift § 126b BGB im Vereinsbereich. Diese Stimmabgabe ist durch die Mitglieder durch E-Mail oder Telefax möglich.

Gelockert werden auch die Mehrheitserfordernisse für diese diversen Vorgehensweisen ohne persönliche Präsenz: für die Beschlussfassung ist diejenige Mehrheit der Mitglieder erforderlich, die auch für Beschlüsse in Mitgliederversammlungen nach Satzungsvorgaben vorgesehen ist. Also einfache Mehrheit oder qualifizierte Mehrheiten der mitwirkenden stimmberechtigten Mitglieder.

Zum Schutz der nicht mitwirkenden Mitglieder ist allerdings eine Sperrquote vorgesehen. Für einen Beschluss durch die andere mögliche Stimmabgabe ohne Anwesenheit im Forum wird die Abstimmung von mindestens der Hälfte der Mitglieder verlangt.

Übrigens: Da Stiftungen keine Mitglieder haben, entfallen für diese Rechtsform diese Abstimmungsmöglichkeiten.

Tipp: Jetzt diese aufgezeigten Erleichterungen vorstandsintern besprechen, ob Handlungsbedarf angesagt ist, ob man wegen der ungewissen Dauer von Versammmlungsverboten und Treffen mit nicht mehr als zwei Personen zur Weiterführung des Vereins oder auch von Verbänden in der Rechtsform eines e. V. diese neuen Vorgaben nutzten sollte.

 

Nachfolgend die wichtigsten BGB-Vorgaben aus dem Gesetzespaket als Auszug.

Diese Vereinsvorgaben sollen mit der Verkündung in Kraft treten und mit Ablauf des 31.12.2021 außer Kraft treten.

 

§ 5 Vereine und Stiftungen

(1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.

(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,

  1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
  2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.

(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

§ 7 Übergangsregelungen

§ 5 ist nur auf im Jahr 2020 ablaufende Bestellungen von Vereins- oder Stiftungsvorständen und im Jahr 2020 stattfindende Mitgliederversammlungen von Vereinen anzuwenden.

 

Quelle: Entwurf des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 23.03.2020