Autorin: Susanne Kowalski | 16.01.2024

Vereinsterminplaner für 2024

Damit Verantwortliche in der Vereinsarbeit einen optimalen Überblick über Termine, Fristen und Aufgaben haben, unterstützt der Terminplaner auf der Basis von Microsoft Excel bei deren Strukturierung. Ein konsequenter Einsatz der Datei verhindert nicht nur das Vergessen von Terminen, sondern unterstützt den Anwender zudem dabei, Wichtiges vor Unwichtigem zu unterscheiden und Projekte rechtzeitig zu koordinieren. Welche Einsatzmöglichkeiten das Tool bietet und wie es bedient wird, zeigen die nachfolgenden Ausführungen.

Bild: elektraVision AG

Der Terminplaner
Der Terminplaner ist ein Tool, basierend auf einer komplexen Excel- Arbeitsmappe, das zu einem optimierten Überblick in der Vereinsarbeit führt.

Die in der Datei enthaltenen Tabellen unterstützen eine strukturierte und übersichtliche Planung, indem Aufgaben sowie Termine des Vereins ganz gezielt verwaltet werden.

Die Musterlösung ist flexibel einsetzbar, eignet sich sowohl für den Einsatz einzelner Personen beziehungsweise Abteilungen als auch als Gesamtübersicht für den kompletten Verein.

HINWEIS
Die Musterlösung enthält folgende Tabellen:

Startseite zu Navigationszwecken
Aufgabenerfassung
Aufgabendefinitionen (für wiederkehrende Arbeiten)
Aufgabenauswertung
12 monatliche Kalenderblätter in Form von Terminplanern
Mitgliederliste
Jubiläumsliste
Hilfe

Alle geplanten Aktivitäten und Fristen werden im Register „Aufgabenerfassung“ in einer übersichtlichen Eingabemaske erfasst. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Aufgabe in Aufgabenliste übertragen“ werden die Aufgaben beziehungsweise Termine automatisch den Kalendertagen einzelner Monatsübersichten zugeordnet, sodass der Anwender jederzeit tagesgenau einen Überblick über alle anstehenden Aktivitäten hat. Für jeden Kalendertag werden bis zu zehn Eintragungen ausgewiesen. Das Handling erfolgt makrogesteuert, ohne dass der Anwender sich weiter darum kümmern muss.

Auswertungsmöglichkeiten
Im Register „Aufgabenauswertung“ können die im Vorfeld erfassten Termine nach verschiedenen Kriterien gegliedert werden:

Fälligkeit
Priorität (A = hoch, B = mittel, C = niedrig)
Zuständigkeit (Vereinsverantwortliche)
Status (erledigt, in Bearbeitung, nicht erledigt)

Hilfreich ist außerdem, dass sich die Aufgabenauswertung mit einem Statusreport kombinieren lässt. Auf der Basis einer vordefinierten Filterfunktion genügt ein Mausklick auf den kleinen Pfeil des zu analysierenden Kriteriums. Anschließend bestimmt der Anwender über Kontrollkästchen, welche Informationen herausgefiltert und somit angezeigt werden sollen. Selbstverständlich ist es jederzeit möglich, einen Ausdruck der zugehörigen Daten zu erstellen.

Reduzierter Erfassungsaufwand
Um den Erfassungsaufwand immer wiederkehrender Vorgänge möglichst effektiv zu gestalten, können Standardaufgaben beziehungsweise sich wiederholende Termine im Tool angelegt werden. Wenn also zum Beispiel immer der Sportwart des Tennisvereins für die Meldung der Aktiven an den Verband zuständig ist, kann hierfür in der dafür vorgesehenen Tabelle „Aufgabendefinitionen“ ein entsprechender Eintrag erfasst werden.

Weitere Zusatzfunktionen
Ergänzend verfügt das Tool über eine optional nutzbare Mitglieder- und Jubiläumsliste. Die Jubiläumsliste basiert auf der Mitgliederliste. Dadurch hat der Anwender die Möglichkeit – ohne weitere Angaben –, mithilfe der Excel-Filterfunktion ganz bequem Jubilare zu selektieren. Detaillierte Informationen zum Einsatz des Tools sind in einer ausführlichen Bedienungsanleitung hinterlegt, die man bequem durch einen Klick auf die Schaltfläche „Hilfe“ erreicht.

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