Welche Vereinssoftware passt zu uns?
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Hier sind einige Aspekte zu beachten, damit man die Lösung findet, die zum Verein passt. Dabei spielen der Preis der App, der Umfang der Software und die Größe des Vereins eine wichtige Rolle.
Vor lauter Bäumen
Das Angebot an Vereinssoftware ist größer, als man zunächst vermutet. Es werden Lösungen für Vereine jeder Größe angeboten. Der Umfang der Lösungen reicht von der einfachen Buchhaltungssoftware bis zum umfassenden Tool für die gesamte Vereinsverwaltung inklusive Mitgliederbetreuung. Um sich einen Überblick zu verschaffen, sollte man in einer Suchmaschine die Begriffe „Vereinssoftware“ und „Vergleich“ eingeben.
Vereinsgröße
Bevor man sich für eine Lösung entscheidet, sind eine Reihe von Fragen zu klären. Zunächst spielt die Anzahl der Mitglieder eine wichtige Rolle. Dabei sollte man nicht nur die aktuelle Mitgliederzahl im Auge haben, sondern auch die Entwicklung prognostizieren.
Häufig werden von einem Produkt mehrere Varianten angeboten, deren Preis sich nach der Anzahl der Mitglieder richtet. Bei fast allen Angeboten kann das Programm aber jederzeit auf die nächsthöhere Stufe aktualisiert werden. Gehen Sie deshalb zunächst von der aktuellen Mitgliederzahl aus.
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PRAXIS-TIPP: Für kleinere Vereine werden oft kostenlose Versionen angeboten. Diese sind aber meist gegenüber den kostenpflichtigen Programmen in der Leistung eingeschränkt. Prüfen Sie deshalb genau, ob eine eingeschränkte Version für Ihre Zwecke noch ausreicht. |
Leistungsumfang
Natürlich spielt auch der Leistungsumfang eine wichtige Rolle. Je mehr Aufgaben eine App bietet umso teurer ist sie. Andererseits gibt es vielleicht Aufgaben, die Sie nicht über die Software erledigen wollen. Sie sollten deshalb vor der Suche nach der Vereinssoftware ein genaues Pflichtenheft anlegen, in dem Sie festhalten, was Sie von der Software erwarten. Sprechen Sie das auch mit den Personen durch, die später am meisten mit der Software arbeiten werden.
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PRAXIS-TIPP: Es gibt auch Programme, die nach dem „Baukastenprinzip“ arbeiten. Es können jederzeit neue Module zugekauft werden. Können Sie einschätzen, dass ein bestimmtes Modul in absehbarer Zeit benötigt wird, ist es aber meist günstiger, es sofort mit der Grundversion zu erwerben. |
Die Vereinsbuchhaltung sollte vorzugsweise den Kontenrahmen SKR 49 hinterlegt haben. Der Kontenrahmen sollte individuell anpassbar sein und über eine ELSTER-Schnittstelle zur Datenübertragung ans Finanzamt verfügen. Außerdem ist eine DATEV-Schnittstelle empfehlenswert. Mithilfe dieser Schnittstelle können Daten an nahezu jeden Steuerberater in Deutschland versandt werden. Aus der Buchhaltung heraus sollte auch automatisch die Beitragsverwaltung inklusive Mahnverfahren erzeugt werden. Wichtig ist auch ein Terminkalender, mit dem möglichst auch Events und Aktionen geplant werden können.
Der Kalender sollte auch automatisch Listen mit Jubiläen der Mitglieder generieren (z. B. runde Geburtstage oder Mitgliedsjahre). Über die Vereinskommunikation sollten unter anderem Terminabsprachen, inhaltliche Abstimmungen und Ähnliches abgewickelt werden. Wichtig ist hier, dass man Gruppen bilden kann, sodass bestimmte Informationen auch nur an einen ausgesuchten Kreis geschickt werden können (z. B. Vorstand, erweiterter Vorstand, Gruppenleiter, Arbeitsgruppen usw.). Es sollten alle modernen Kommunikationswege – unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen – genutzt werden.
Bedienbarkeit
Die inhaltlich beste Software nutzt nichts, wenn sie schwer bedienbar ist. Ist der Aufbau zu kompliziert, verlieren die Nutzer das Interesse und werden lieber wieder wie in der Vergangenheit arbeiten. Bei umfangreichen Programmen für größere Vereine ist meist eine Schulung notwendig. Achten Sie dann darauf, ob diese im Kaufpreis inbegriffen ist oder zusätzlich gebucht werden muss. Fast alle Anbieter stellen kostenlose Testversionen zur Verfügung. Sie sind entweder zeitlich oder vom Leistungsumfang her eingeschränkt. So haben Sie die Möglichkeit, das Programm kennenzulernen und herauszufinden, mit welcher Software Sie am besten zurechtkommen. Achten Sie aber auch darauf, ob in der Testversion eingegebene Daten später in eine gekaufte Version übernommen werden können.
Datensicherheit
Dass in Deutschland sehr strenge Datenschutzbestimmungen gelten, wissen Sie. Hier heißt es, gerade bei Online-Versionen aufzupassen. Sie sollten unbedingt klären, in welchen Ländern die Server des Anbieters stehen. Bevorzugen Sie Programme, die Ihre Daten in Deutschland speichern.
Erfahrung des Entwicklers
Es gibt Programme von unterschiedlichster Qualität. Achten Sie beispielsweise auch darauf, ob es sich um eine Software handelt, die die gesetzlichen Standards in Deutschland erfüllt (siehe „Datensicherheit“). Dass die Software aus einem Haus stammt, das schon mehrere Jahre auf dem Markt ist, ist auch ein Zeichen für Erfahrung, die sich in der Software widerspiegeln dürfte.
