Die Vereinsunterlagen sind herauszugeben

Die rechtliche Situation

Vereinsunterlagen sind Eigentum des Vereins und kein Privateigentum des Vorstands. Der alte Vorstand verliert nach § 27 BGB seine Befugnisse, wenn der neu gewählte Vorstand die Wahl angenommen hat. Hier kommt dann § 667 BGB ins Spiel, der besagt, dass der abgewählte Vorstand alle Unterlagen herauszugeben hat.

Alle Unterlagen müssen herausgegeben werden

Ex-Vorstände müssen alle den Verein betreffenden Unterlagen herausgeben. Dazu gehören auch Aufzeichnungen, die das ehemalige Vorstandsmitglied im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit erstellt hat.

Nach der Abwahl

Ist der neue Vorstand gewählt, sollten Sie umgehend mit dem Ex- Vorstand einen Termin zur Übergabe der Unterlagen vereinbaren. Zum Termin der Übergabe sollten Zeugen anwesend sein. Es wird ein Übergabeprotokoll erstellt, das der Ex-Vorstand, der neue Vorstand und der oder die Zeugen unterschreiben.

Auch wenn der Ex-Vorstand bereits jetzt signalisiert, dass er die Unterlagen nicht herausgeben will, sollte zunächst ein klärendes Gespräch geführt werden.

In diesem Gespräch versucht man dann zu klären, warum das Mitglied die Unterlagen nicht herausgeben will. Vielleicht hat es die Befürchtung, dass es später noch in Haftung genommen werden kann und will die Unterlagen als Beweismittel behalten. In einem klärenden Gespräch kann man diese Bedenken vielleicht ausräumen und ohne weitere Schwierigkeiten werden die Unterlagen herausgegeben.

Leider ist in dieser Situation meist das Tischtuch zwischen Verein und Ex-Vorstand schon zerschnitten, sodass das Gespräch nicht den gewünschten Erfolg gebracht hat. Dann muss man stärkere Geschütze auffahren.

Schriftliche Aufforderung zur Herausgabe

Fordern Sie nun das Mitglied schriftlich auf Herausgabe der Unterlagen auf. Verweisen Sie dabei auch auf die §§ 27 und 667 BGB, die das Mitglied verpflichten, die Unterlagen herauszugeben.

Je nachdem, wie das Gespräch verlaufen ist, sollten Sie auch deutlich machen, dass die Unterlagen für eine ordnungsgemäße Weiterführung des Vereins dringend benötigt werden und man sich nicht scheuen wird, die Ansprüche ggf. gerichtlich durchzusetzen.

Wie hart Sie dieses Schreiben formulieren, hängt von der Situation ab und muss individuell entschieden werden.

Rechtsstreit mit dem alten Vorstand

Es kommt auch vor, dass sich der ehemalige Vorstand bereits im Rechtsstreit mit dem Verein befindet und die Unterlagen nicht herausgeben will, da er diese als Beweismittel für das Verfahren benötigt. In diesem Fall sollten Sie auf ein Urteil des Oberlandesgerichts München vom 05.08.1992 verweisen (Aktenzeichen 2Z BR 55/92). Dort geht es zwar um die Herausgabe von Unterlagen durch einen abgesetzten Hausverwalter – die dort gemachten Feststellungen können aber analog auch auf den Verein und seinen Ex-Vorstand angewandt werden. Der Ex-Vorstand hat auch in diesem Fall kein Recht, Unterlagen zurückzubehalten.

Unter Umständen kann der Ex-Vorstand aber berechtigt sein, Kopien von prozessrelevanten Unterlagen zu erstellen. Sie sollten dies gestatten. Der Ex-Vorstand sollte dann bei der Übergabe unter Zeugen Kopien von einzelnen Unterlagen anfertigen. Legen Sie eine Liste an, welche Unterlagen kopiert wurden, und lassen Sie diese vom Ex-Vorstand und den Zeugen unterschreiben.

Außerdem lassen Sie sich vom ehemaligen Vorstand schriftlich erklären, dass die Unterlagen von ihm vernichtet werden, wenn sie für den Prozess nicht mehr benötigt werden.