Autor: Hartmut Fischer | 09.01.2024

Transparenz im Verein

Transparenz ist die Basis für das Vertrauen der Mitglieder gegenüber dem Vorstand. Hierzu gehört auch, dass man – wenn gewünscht – den Mitgliedern Auskunft über die Vereinsführung gibt. Normalerweise geschieht dies durch die Rechenschaftsberichte, die in einer Mitgliederversammlung vom Vorstand abgegeben werden. Doch es kommt immer wieder vor, dass Mitglieder außerhalb der Mitgliederversammlung um Informationen bitten. Hier steht der Vorstand oft vor dem Problem, dass er sich nicht sicher ist, ob er diese Auskünfte erteilen darf.

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Das Informationsrecht der Mitglieder
Grundsätzlich haben Vereinsmitglieder das Recht, auch außerhalb der Mitgliederversammlung vom Vorstand über Vereinsbelange informiert zu werden (Beschluss BGH vom 21.06.2010 – Az. II ZR 210/09). Allerdings muss das Mitglied ein „berechtigtes Interesse“ an den Informationen haben. Dieses berechtigte Interesse muss vom Vorstand gegenüber anderen Interessen abgewogen werden. So kann es für bestimmte Fragen auch einen gegen die Information sprechendes Interesse anderer Vereinsmitglieder geben. Unter Umständen kann es auch um Informationen gehen, für die ein nachvollziehbares Geheimhaltungsinteresse des Vereins besteht.

Berechtigtes Interesse individuell klären
Es gibt keine festgeschriebenen Regeln, nach denen der Vorstand beurteilen kann, ob ein berechtigtes Interesse an den Informationen besteht. Dies muss von Fall zu Fall individuell bewertet und entschieden werden.
Oft kommt es zu Komplikationen, wenn Mitglieder um die Herausgabe der Kontaktdaten der Mitglieder bitten, damit man in der Vereinsgemeinschaft genügend Stimmen finden kann, beispielsweise um ein Minderheitenvotum durchzusetzen. Diesen Anspruch bestätigte das Oberlandesgericht (OLG) Hamm in einer Entscheidung, bei der es um die Herausgabe von Adressdaten ging, die für ein Minderheitenbegehren benötigt wurden
(Urteil vom 26.04.2023 – Az. 8 U 94/22). Die vom Vorstand vorgebrachten datenschutzrechtlichen Bedenken ließ das Gericht nicht gelten. Aufgrund der Mitgliedschaft im Verein hätten die Mitglieder Anspruch auf Herausgabe der entsprechenden Kontaktdaten.
Vor Herausgabe von Daten muss sich der Vorstand allerdings vergewissern, dass ein berechtigtes Interesse vonseiten des Mitgliedes vorliegt. Wird eine Anfrage ohne Begründung an den Vorstand gerichtet, muss der Vorstand nachfragen, welches Interesse an den verlangten Informationen besteht. Anhand dieser Informationen entscheidet er, ob ein berechtigtes Interesse vorliegt oder nicht.

Einsicht in Protokolle
Auch für die Einsichtnahme in Protokolle gilt der oberste Grundsatz, dass begründet werden muss, zu welchen Zwecken eine Einsicht gefordert wird. Hierbei wird zwischen den Protokollen der Mitgliederversammlung und der Vorstandssitzungen unterschieden. Grundsätzlich haben die Mitglieder immer ein Einsichtsrecht in die Protokolle der Mitgliederversammlung. Wie zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung ist jedes Mitglied auch berechtigt, die Protokolle der Versammlung einzusehen. Es muss dem Mitglied ermöglicht werden, seine Mitbestimmungsrechte auszuüben. Das Mitglied muss auch die Möglichkeit haben, gestaltend in die Vereinsarbeit einzugreifen. Wenn hierfür
Einsicht in die Protokolle notwendig ist, kann der Vorstand dies normalerweise nicht verweigern.
Anders ist es bei der Einsichtnahme in die Protokolle der Vorstandssitzungen. Während sich die Rechtsprechung weitgehend darüber einig ist, dass den Mitgliedern Zugang zu den Protokollen der Mitgliederversammlung zu gewähren ist, wird für die Offenlegung der Sitzungsprotokolle des Vorstands ein nachgewiesenes berechtigtes Interesse verlangt. Grundsätzlich gilt, dass Protokolle immer nur dem teilnehmenden oder teilnahmeberechtigten Personenkreis zugänglich sein müssen.
Ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme von Sitzungsprotokollen des Vorstands könnte entstehen, wenn ein Mitglied sich gegen ein Ausschlussverfahren zur Wehr setzen will und hierzu Informationen in den Sitzungsprotokollen des Vorstands vermutet.

Informationen weitergeben
Auch wenn Sie zur Weitergabe der Informationen befugt, aber nicht verpflichtet sind, sollten Sie abwägen, ob die Informationen im Sinne des Vereinsfriedens nicht doch weitergegeben werden können. Hier sollte man allerdings äußerste Vorsicht walten lassen. Je nachdem, welche Frage gestellt wurde, kann die Antwort vielleicht auch für andere Mitglieder interessant sein. Dann sollte man – nach Rücksprache mit dem Fragesteller – die Frage und Antwort allen Mitgliedern zugänglich machen.

Wenn Informationen nicht weitergegeben werden
Bittet ein Mitglied um Informationen und verweigert der Vorstand die Auskunft, entsteht schnell der Eindruck, dass der Vorstand etwas zu verbergen hat. Dem sollten Sie umgehend entgegenwirken. Suchen Sie das persönliche Gespräch mit dem
anfragenden Mitglied. Erläutern Sie, warum die gewünschten Informationen nicht gegeben werden können. Unter Umständen können Sie vielleicht zusagen, dass die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Argumente für die Nichtherausgabe
von Informationen können unter anderem sein:

Es wird nach einem „schwebenden Verfahren“ gefragt, zu dem der Vorstand aktuell keine zuverlässigen Aussagen machen kann.
Mit der Beantwortung der Frage könnten die Rechte anderer Mitglieder verletzt werden.
Die gestellte Frage kann nicht vom Vorstand beantwortet werden, da die Thematik nicht in seinen Kompetenzbereich fällt.