„Knigge“ für E-Mails
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Die E-Mail selbst
In bestimmten Situationen sollte man nicht per E-Mail reagieren, sondern auf den klassischen Brief zurückgreifen. Hierzu gehören beispielsweise Schreiben zu Geburtstagen, Jubiläen, Todesfällen und ähnlichen Anlässen. Gerade bei den sehr persönlichen Anlässen sind Brief oder auch Karte die richtige Wahl.
Die Anrede
Es kommt tatsächlich immer noch vor, dass in der Anrede das Geschlecht mit „Hr.“ und „Fr.“ abgekürzt wird. Das ist unhöflich und töricht zugleich. Das Argument, man wolle Zeit sparen, ist lächerlich. In beiden Formen „spart“ man einen einzigen Anschlag. Also bitte Frau Mustermann auch mit „Frau“ ansprechen.
Übrigens ist die Anrede „Sehr geehrte/r“ antiquiert. Schreiben Sie lieber „Guten Tag Herr/Frau“ – das ist lebendiger und freundlicher zugleich. Die Anrede „Guten Tag allerseits“ hat sich als Ersatz für „Sehr geehrte Damen und Herren (noch) nicht durchgesetzt, findet aber immer mehr Freunde. Bei persönlichen Kontakten ist natürlich auch ein freundliches „Hallo Klaus“ erlaubt. Wenn Sie eine weitere Mail am gleichen Tag schreiben, darf man die Anrede gerne mit „ich bins nochmal“ ergänzen. Die Anrede „Liebe/r“ sollte jedoch nur verwendet werden, wenn sehr enge Kontakte zum Empfänger bestehen oder diese Form im Verein üblich ist.
Heute endet die Anrede mit einem Komma und der eigentliche Text beginnt kleingeschrieben. Ein Ausrufezeichen ist – nicht nur bei der Anrede – verpönt, weil es mit dem verbalen „Anschreien“ gleichgesetzt wird.
Abk. n. d.
Verstehen Sie diese Überschrift? Sie bedeutet „Abkürzung – nein danke“. Das Abkürzen ist eine Unsitte im Mailverkehr, der Sie den Kampf ansagen sollten. Nicht nur, dass sie unfreundlich ist – sie macht dem, der nicht eingeweiht ist, das Verstehen Ihrer Botschaft unnötig schwer.
Ganz schlimm: MfG als Abkürzung für „Mit freundlichem Gruß“. Wer sein Schreiben so beendet, signalisiert letztlich so gut wie keinen Respekt vor dem Empfänger.
Man kann die Grußformel natürlich auch in die automatische Signatur einbauen. Besser ist es jedoch, diese durch individuelle Zusätze persönlicher zu gestalten. Beispiel: „Herzliche Grüße nach Musterstadt“ oder „Herzliche Grüße – auch an Deine Frau …“ usw.
Das ist von gestern
Wenn etwas mit einer Mail verschickt wird, findet man häufig noch die Formulierung „beigefügt“, „anliegend“ oder gar „angehängt“. Doch diese Fragmente sind sogar im traditionellen Brief verpönt und haben in der modernen Korrespondenz gar keinen Platz mehr. Weisen Sie im Text auf den Anhang. Zum Beispiel: „Ich schicke Dir den Protokollentwurf unserer Besprechung von vorgestern. Schau bitte mal, ob ich etwas vergessen oder übersehen habe.“
Die Rechtschreibung gilt auch hier
Wer auf die Idee gekommen ist, im Mailverkehr eine eigene neue Rechtschreibung einzuführen, ist unbekannt. Allerdings findet man immer häufiger die Verfechter der konsequenten „kleinschreibung“. Diese ist schlichtweg falsch und stellt auch eine Form der Unhöflichkeit dar. Allgemein zur Rechtschreibung gilt, dass eine E-Mail wie ein Brief behandelt werden sollte: nachdem sie fertig ist, noch einmal durchlesen und Fehler korrigieren.
Übrigens ist die GROSSSCHREIBUNG im E-Mail-Verkehr auch verpönt – sie wird so gewertet, als würde man den Empfänger anschreien.
Smiley und Co
Es gab Zeiten, in denen in offiziellen Mails der „Smiley und seine Geschwister“ verpönt waren. Das hat sich in den letzten Jahren geändert. Dennoch sollte man im Umgang mit den kleinen gelben Gesichtern sparsam sein. Grundsätzlich sollten sie nur eingesetzt werden, wenn man den Empfänger wirklich gut kennt und weiß, dass er sie positiv aufnimmt. Sie sollten aber auch dann sparsam verwendet werden, denn sie erschweren das Lesen des Textes.
Betreff, der hilft
Der Betreff einer Mail sollte in jedem Fall aussagekräftig sein. Ein nichtssagender Betreff ist auch indirekt unhöflich – er stiehlt nämlich dem Empfänger Zeit. Darum schreiben Sie bitte nicht „Treffen“, sondern „Tagesordnung zum Trainertreffen am …“.
Nehmen Sie sich nicht so wichtig
Die meisten E-Mail-Clients besitzen die Möglichkeit, die eigene Mail als besonders wichtig zu kennzeichnen. Hiermit sollte man sehr, sehr sparsam umgehen. Denn bei zu häufigem Gebrauch nutzt sich diese Kennzeichnung ab und wird vom Empfänger im Zusammenhang mit Ihrer Mail nicht mehr ernst genommen. Auch wenn Sie die Information für wichtig halten – das muss für den Empfänger nicht gelten.
In der Kürze
Eine Mail sollte sich immer auf das Wesentliche konzentrieren. Das heißt nicht, dass man im Telegrammstil schreibt. Schreiben Sie flüssig in kurzen Sätzen und verzichten Sie auf „Füller“, die wenig oder gar nichts aussagen.