Donnerstag, 12.05.2016 | Autor: Stefan Wagner, Foto: © MEV Verlag

Probleme bei der Besetzung von Vorstandsämtern

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Worum geht´s in diesem Thema
  • Besetzung eines Vereins-Vorstandsamtes

Ein Dauerbrenner in der Praxis sind Fragen rund um die Vorstandsämter, die Besetzung des Vorstands, das Vorgehen bei ausscheidenden und bei nicht besetzbaren Vorstandsämtern.

Vorstand im vereinsrechtlichen Sinne ist der Vorstand nach § 26 BGB, der in das Vereinsregister eingetragen werden muss. Veränderungen im Vorstand betreffen also immer das Vereinsregister

Maßgebend sind zunächst stets die Regelungen der Satzung, da das BGB-Vereinsrecht zu den oben genannten Fragen wenig Lösungen anbietet. Es kommt also darauf an, durch klare Satzungsregelungen die wesentlichen Fragen zu klären, um für den Fall der Fälle vorbereitet zu sein. Jedoch nicht alle Fragen lassen sich durch die Satzung regeln.

Grundsätzlich muss zwischen zwei Standardsituationen unterschieden werden:

  • ein Vorstandsamt wird während der laufenden Amtsperiode vakant und
  • ein Vorstandsamt kann nach Ende der Amtszeit nicht besetzt werden.

Vorstandsamt wird während der Amtszeit vakant

Es gibt verschiedene Ereignisse, warum ein Vorstandsmitglied während der laufenden Amtsperiode sein Amt nicht mehr ausüben kann oder will. Gleich, aus welchem Grund, ist dann das Ergebnis, dass der Vorstand nicht mehr vollständig besetzt ist, was den Verein in erhebliche Schwierigkeiten bringen kann.  

 

Was muss beachtet werden?

Löschung des Vorstandsmitglieds im Vereinsregister

Wenn ein Vorstandsmitglied aus dem Amt ausscheidet, muss der Verein umgehend die Löschung des Vorstandsmitglieds im Vereinsregister beantragen. Als Nachweis für das Ende des Amtes muss dem Registergericht dazu ein schriftlicher Nachweis (Urkunde) vorgelegt werden (z. B. das Rücktrittsschreiben).

Zeitpunkt dokumentieren

Aus haftungsrechtlichen Gründen sollten der Verein und das betroffene Vorstandsmitglied den Zeitpunkt des (vorzeitigen) Ausscheidens genau dokumentieren, da dies später haftungsrechtlich von Bedeutung sein kann. Mit der Beendigung des Amtes endet auch die haftungsrechtliche Verantwortung!

Entlastung

Die Beendigung des Amtes hat nichts mit der Entlastung zu tun. Die Beendigung des Amtes ist also unabhängig von der Entlastung möglich. Aber: vor allem das betroffene Vorstandsmitglied sollte darauf achten, dass ihm der Verein bis zum Zeitpunkt seines Ausscheidens aus dem Amt die Entlastung erteilt oder dies später nachgeholt wird.

Beschlussfähigkeit

In der Rechtsprechung wird die Auffassung vertreten, dass ein nicht vollständig besetzter Vorstand intern nicht mehr beschlussfähig ist, d. h. keine Geschäftsführungsentscheidungen mehr treffen kann. Damit wäre der Verein nicht mehr handlungsfähig. Diese Situation sollte daher in der Satzung geregelt werden. Dieses Problem gilt auch dann, wenn nach Ablauf der Amtszeit ein Vorstandsamt nicht besetzt werden kann (vgl. unten).

SATZUNGSBEISPIEL

§ xx Beschlussfähigkeit des Vorstands

(1)   Der Vorstand ist auch dann beschlussfähig und in der Geschäftsführung nicht beschränkt, wenn er – gleich aus welchem Grund – nach den Regelungen dieser Satzung nicht vollständig besetzt ist.

(2)   Jede ordnungsgemäß einberufene Vorstandssitzung ist unbeschadet der Anwesenheit einzelner Vorstandsmitglieder stets beschlussfähig.


 

Handlungsfähigkeit und Vertretungsregelung

Zentrales Problem beim vorzeitigen Ausscheiden von Vorstandsmitgliedern ist die Frage, ob der Verein mit den verbleibenden Vorstandsmitgliedern im rechtsgeschäftlichen Außenverhältnis noch handlungsfähig ist, d. h. die Vertretung des e. V. im Außenverhältnis nach der Vertretungsregelung des Vereins noch gegeben ist. Dies hängt entscheidend von der Regelung der Vertretung des Vereins nach der Satzung ab.

Kommissarische Berufung

Kann der Vorstand ergänzt werden? Ist eine kommissarische Berufung außerhalb der Mitgliederversammlung möglich? Grundsätzlich ja, wenn die Satzung dafür eine Grundlage enthält („Selbstergänzungsklausel“). Sonst nein, sodass eine Nachwahl im Rahmen einer außerordentlichen Mitgliederversammlung erforderlich wäre.

SATZUNGSBEISPIEL

Scheidet ein einzelnes Vorstandsmitglied während der laufenden Amtsperiode, gleich aus welchem Grund, aus, so kann das [zuständiges Organ benennen] ein kommissarisches Vorstandsmitglied berufen. Diese Berufung ist auf jeden Fall auf die restliche Amtszeit der laufenden Amtsperiode des Vorstands beschränkt und wird mit der regulären Wahl am nächsten Verbandstag hinfällig.


 

Denkbar wäre aber auch die Personalunion, d. h. ein Vorstandsmitglied übernimmt zwei Vorstandsposten.

SATZUNGSBEISPIEL

Im Falle des Ausscheidens eines Vorstandsmitglieds während der Amtsperiode kann ein anderes Mitglied des Vorstandes mit der Wahrnehmung der Aufgaben des ausgeschiedenen Mitglieds betraut werden.

Das betroffene Vorstandsmitglied hat dann nur eine Stimme im Vorstand.

 

Verkleinerung des Vorstands

Im Zweifel kann das Dauerproblem der Unterbesetzung des Vorstands nur durch eine Satzungsänderung gelöst werden: entweder der Vorstand wird verkleinert oder man verzichtet auf die Benennung bestimmter Amtsbezeichnungen, um die Kandidatensuche künftig zu erleichtern.

SATZUNGSBEISPIEL

§ xx Vorstand nach § 26 BGB

(1)   Der Vorstand setzt sich aus [mindestens x] [maximal y] gleichberechtigten Mitgliedern zusammen.

(2)   Der Vorstand wird durch Wahl in der [Mitgliederversammlung] bestellt.

(3)   Personalunion ist unzulässig.

(4)   Der Vorstand wählt aus seiner Mitte einen Vorstandssprecher und seinen Stellvertreter.

 

Vorstandsamt kann nach Ende der Amtszeit nicht besetzt werden

Ein oder mehrere Ämter nicht besetzbar?

In dieser Situation kommt es entscheidend darauf an, ob nur ein einzelnes Amt des Vorstands nicht besetzt werden kann oder gleich mehrere. Dies ist für die Frage entscheidend, ob der Verein im Außenverhältnis aufgrund der Vertretungsregelung noch handlungsfähig ist.

Handlungsunfähigkeit vermeiden

Um das Risiko der Handlungsunfähigkeit zu vermeiden, sollte die Satzung eine sog. Übergangsklausel enthalten, wonach die bisherigen Vorstandsmitglieder das Amt erst einmal (befristet) weiterführen müssen, bis eine Nachwahl erfolgt ist.

SATZUNGSBEISPIEL

Der Vorstand bleibt so lange im Amt, bis ein neuer gewählt ist. Dies gilt auch für einzelne Vorstandsmitglieder. Maßgebend ist die Eintragung des neuen Vorstands im Vereinsregister. Die Übergangszeit ist auf [Zeitraum eintragen, z. B. drei Monate] beschränkt und kann nicht verlängert werden.

 

Löschung aus dem Vereinsregister

Es muss darauf geachtet werden, dass ausgeschiedene Vorstandsmitglieder aus dem Vereinsregister gelöscht werden.

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Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
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Stefan Wagner ist Jurist und Vereinspraktiker.

Er unterrichtet seit Jahren an der Führungsakademie des ...

Stefan Wagner