Donnerstag, 24.11.2016 | Autor: Susanne Kowalski, Foto: © Fotolia LLC.

Mit OneDrive gemeinsam an Dateien arbeiten

Foto: © Fotolia LLC.
Worum geht´s in diesem Thema
  • Vereinsorganisation
Stichworte zu diesem Thema

Die Zeitfenster ehrenamtlicher Vereinsmitglieder sind oft knapp bemessen. Wenn umfangreiche Texte zu erfassen, komplexe Berechnungen durchzuführen oder Präsentationen zu erstellen sind, zu denen mehrere Anwender Informationen hinzufügen, ist es vom Ablauf her umständlich, diese zu vergleichen und nachträglich Änderungen einzufügen. Das bindet zusätzlich knappe zeitliche Ressourcen.

 

Lesen Sie hier, wie Sie ab der Version MS Office 2013 mit OneDrive gemeinsam an Dateien wie Excel-Arbeitsmappen, Word-Dokumenten oder PowerPoint-Präsentationen in Echtzeit arbeiten können.

 

 

Aus dem Vereinsalltag

Ein Fußballverein in Sachsen plant ein Turnier. Im Vorfeld soll ein Budget verwaltet werden. Hier bedarf es der Mitarbeit verschiedener Verantwortlicher. Der Zeitplan ist eng. Aus terminlichen Gründen kommt vorerst kein Meeting zustande. Dem Geschäftsführer liegen einige Zahlen bereits vor. Nach und nach erhält er weitere Werte, die er im Budgetplan verdichtet. Das ist für ihn eine lästige Angelegenheit. Deshalb schlägt er vor, dass die Excel-Datei, in der die Daten verwaltet werden, von allen Beteiligten gemeinsam bearbeitet werden soll. Das kürzt das Prozedere deutlich ab. Anstatt die Informationen an den Geschäftsführer weiterzuleiten, werden diese direkt in der Tabelle erfasst. Möglich ist dies mit Hilfe von OneDrive.

 

Häufige Probleme in der Vereinsarbeit:

  • Knappe zeitliche Ressourcen der Ehrenamtlichen
  • Abnehmende Bereitschaft von Mitgliedern, sich zu engagieren
  • Warten auf Informationen führt zu Unruhen und Mehraufwand

 

Dateien freigeben und in einer Cloud speichern

Damit man unter Office 2013 und 2016 mit OneDrive arbeiten kann, muss die Datei, die gemeinsam mit anderen genutzt werden soll in OneDrive, OneDrive for Business oder auf SharePoint gespeichert werden. Außerdem muss die zu teilende Office-Datei zunächst freigegeben werden. Der entsprechende Befehl steht in allen Office Anwendungsprogrammen im Datei-Menü zur Verfügung. Nach einem Klick auf Freigeben wird der Anwender aufgefordert, die Datei in einer Cloud zu speichern (Schaltfläche In der Cloud speichern). Office zeigt die zur Verfügung stehenden Speicherorte an. Dabei kann es sich z. B. um die Ordner OneDrive und/oder OneDrive-for-Business-Ordner handeln. Das ist von Rechner zu Rechner unterschiedlich. Bitte beachten Sie:

Die Datei darf nicht in einem Altformat von Office gesichert werden. Das heißt, sie muss als Word-Dokument im Format docx, als Excel-Mappe in xlsx beziehungswiese pptx-Datei in PowerPoint vorliegen. 

 

Berechtigungen und Änderungen erteilen

Nach erfolgreicher Speicherung in der Cloud blendet Office den Freigabe-Bereich im rechten Bildschirmbereich zum Teilen des Dokuments ein. Darüber können andere Anwender eingeladen werden. Der Freigabebereich lässt sich über die Schaltfläche Freigeben bei Bedarf jederzeit ein- und ausblenden. Um andere Anwender einzuladen, an einem Dokument aktiv zu werden, besteht wahlweise die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse der Teilnehmer direkt zu erfassen oder per Mausklick auf das nebenstehende Adressbuchsymbol aus dem Outlook-Adressbuch auszuwählen. Unterhalb der Adressleiste befindet sich in Office ein Dropdownmenü. Mit dessen Hilfe wird festgelegt, welche Berechtigung ein Kontakt haben soll (kann bearbeiten) oder nur Lesen (kann anzeigen). In dem darunter liegenden Feld ist Platz für eine kurze elektronische Nachricht.

Die Änderungen, die die einzelnen Anwender durchführen, können Sie teilen. Das Teilen kann wahlweise automatisch aktiviert werden (immer), manuell erfolgen (mich fragen) und vollständig deaktiviert werden (nie). Über Freigeben wird die eigentliche Freigabe durchgeführt. Alle Kontakte erhalten automatisch eine E-Mail. Diese enthält einen Link zum Öffnen des Dokuments. Wurde eine Nachricht hinterlegt, wird diese in der E-Mail des Empfängers ebenfalls angezeigt.

 

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Haben Sie andere Anwender eingeladen an einem Dokument mitzuarbeiten oder werden Sie selber dazu aufgefordert, kann die Datei durch einen Klick auf die Schaltfläche Auf OneDrive anzeigen direkt aus der E-Mail geöffnet werden.

Office zeigt bei Bedarf durch einen Klick auf die Schaltfläche Freigeben alle Freigabeinformationen an, u. a. wie viele andere Anwender aktuell an einem Dokument arbeiten.

Wichtig ist, dass sich die verschiedenen Anwender in ihrer Arbeit nicht gegenseitig behindern. Hierfür gibt es eine Art Schutzfunktion.

Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, die Dateien, die bearbeitet werden, zu kommentieren. Diese Kommentare sind für alle Anwender ersichtlich, die die Datei synchron nutzen und können zu einem späteren Zeitpunkt sowohl von anderen Anwendern als vom Kommentierenden selbst entfernt werden.

 

Speichern

Gespeichert wird die Datei nach der Bearbeitung wie gewohnt unter Datei/Speichern bzw. Datei/Speichern unter in der Cloud. Kommt es zu Konflikten, beispielsweise, wenn zwei Benutzer die gleiche Textpassage eines Word-Dokuments bearbeitet haben, werden die Anpassungsarbeiten nicht einfach überschrieben. Jeder Autor erhält eine Fehlermeldung und kann entsprechend prüfen, was den Konflikt auslöst.

Kommentare (0)

Kommentieren, ergänzen Sie jetzt den Artikel oder geben Sie dem Autor Feedback. Einfach anmelden und losschreiben.
Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de

Es schreibt für Sie

Susanne Kowalski verfügt über eine langjährige Berufserfahrung im Controlling.

Ihre Fachkompetenz gibt Sie jetzt seit 20 Jahren als Dozentin und Autorin weiter. Sie hat verschiedene ...

Susanne Kowalski