Dienstag, 12.12.2017 | Autor: Susanne Kowalski, Foto: © Corbis

Komfortabler Vereinsterminplaner für das Jahr 2018

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Worum geht´s in diesem Thema
  • Vereinsorganisation
  • Termine im Verein
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Damit Sie in der Vereinsarbeit nicht den Überblick über Ihre Termine verlieren, unterstützt Sie der Terminplaner auf der Basis von Microsoft Excel. Ein konsequenter Einsatz verhindert nicht nur das Vergessen von Terminen. Vielmehr unterstützt das Tool Anwender dabei, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und Projekte rechtzeitig zu koordinieren. Worauf Sie bei der Jahresplanung Ihres Vereins besonders achten sollten und wie Sie das Tool bedienen, lesen Sie hier.

 

Aus dem Vereinsalltag

In einem niedersächsischen Ballsportverein legen zum Jahresende einige Vorstandsmitglieder aus Altersgründen ihre Ämter nieder. Jetzt sollen die „Jungen ran“. Das bedeutet, dass neben der Organisation des Vereinsalltags sowie der Umsetzung neuer Projekte Zuständigkeiten neu geregelt werden müssen. Dies bedarf einer strukturierten Vorgehensweise. Damit jeder weiß, was zu tun ist, arbeitet der Vorstand mit einer Excel-Übersicht. Dort wird jeder einzelnen Aufgabe neben einem Termin eine Priorität sowie ein Verantwortlicher zugewiesen. Die Listen lassen sich mithilfe des Tabellenprogramms sortieren. Auf diese Weise ist jedem bekannt, was zu tun ist und wie dringend welche Tätigkeit ist.

 

DIE HÄUFIGSTEN PANNEN

Keine Prioritäten

Unwichtiges wird vor Wichtigem erledigt. Für wichtige Dinge ist dann keine Zeit mehr.

Mangelhafte Themenplanung

Zu Beginn eines Jahres wird nicht geklärt, welche Themen im nächsten Jahr in Angriff genommen werden.

Schlechtes Terminmanagement

Wichtiges wird auf den letzten Drücker erledigt. Fristen verstreichen.

Fehlende Planung

Projekte werden ohne konkrete Vorgaben in Angriff genommen. Dabei kommt es regelmäßig zu Schwierigkeiten bei der Koordination von Teilprojekten.

Unzureichend geklärte Zuständigkeiten

Einer verlässt sich auf den anderen. Es wird jedoch keiner aktiv. Aufgaben bleiben liegen.

Mangelnde Abgrenzung

In einigen Fällen lassen sich Aufgaben nicht klar abgrenzen. Dennoch sind oft Absprachen dringend erforderlich.

 

Der Terminplaner

Für ein effektives Zeitmanagement empfehlen wir den Einsatz des Terminplaners, der speziell auf die Vereinsarbeit abgestimmt ist. Das auf einer Excel-Lösung basierende Tool unterstützt Vereinsverantwortliche bei der professionellen Verwaltung von Aufgaben und Terminen. Das Tool kann parallel sowohl von jedem einzelnen Verantwortlichen als auch als Gesamtübersicht für den kompletten Verein eingesetzt werden.

Hinweis:

Die Musterlösung enthält folgende Tabellen:

  • Startseite zu Navigationszwecken,
  • Aufgabenerfassung,
  • Aufgabendefinitionen,
  • Aufgabenauswertung,
  • zwölf monatliche Terminplaner von Januar bis Dezember,
  • Mitglieder- und Jubiläumsliste,
  • Hilfe.

Alle Vereinsaktivitäten werden in einer übersichtlichen Eingabemaske erfasst. Durch einen Klick auf eine Schaltfläche werden die Aufgaben bzw. Termine automatisch den Kalendertagen einzelner Monatsübersichten zugeordnet. Auf diese Weise haben Anwender jederzeit tagesgenau einen Überblick über alle anstehenden Aktivitäten. Für jeden Kalendertag sind bis zu zehn Eintragungen möglich.

Bezogen auf unser Eingangsbeispiel bedeutet dies: Die Termine können nicht nur nach Verantwortlichen und Prioritäten gegliedert werden, vielmehr werden sie gleichzeitig in den Excel-Kalender auf der zugehörigen Monatsseite eingetragen.

Standardaufgaben und wiederkehrende Termine

Um den Erfassungsaufwand immer wiederkehrender Vorgänge gering zu halten, besteht die Möglichkeit, sogenannte Standardaufgaben bzw. -termine zu definieren.

Beispiel: Der Jugendwart ist für ein monatliches Treffen der jüngeren Vereinsmitglieder zuständig. Für diese Aufgabe kann in der Tabelle „Aufgabendefinitionen“ ein entsprechender Eintrag erfasst werden. Bei Bedarf kann den Aufgaben bzw. Terminen eine Priorität zugeordnet werden. Darüber hinaus steht eine Aufgabenauswertung mit Statusreport zur Verfügung. Diese ermöglicht eine individuelle Auswertung der Aufgaben und Termine zum Beispiel nach Zuständigkeit oder Priorität.

Zusatzfunktionen

Als Zusatzfunktion verfügt das Tool über eine Mitglieder- und Jubiläumsliste. Bei der Mitgliederliste handelt es sich um eine Zusatzfunktion zum Terminplaner. Um den Terminplaner zu nutzen, muss die Mitgliederliste nicht zwangsläufig geführt werden. In der auf der Mitgliederliste basierenden Jubiläumsliste lassen sich Jubilare selektieren. Auf diese Weise wird keiner, der möglicherweise geehrt werden soll, vergessen.

Detaillierte Informationen zum Einsatz des Tools finden Sie in einer ausführlichen Bedienungsanleitung, die Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Hilfe“ im Tool erreichen.

Hinweis:

Relativ neu ist die Möglichkeit, Excel-Dateien in einer Cloud zu speichern. Damit kann mehreren Anwendern der Version Office 2016 erlaubt werden, gleichzeitig auf eine Excel-Arbeitsmappe zuzugreifen. Es besteht die Möglichkeit, die Bearbeitung (kann bearbeiten) oder nur das Lesen des Dokuments (kann anzeigen) zu gestatten. 

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Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
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Susanne Kowalski verfügt über eine langjährige Berufserfahrung im Controlling.

Ihre Fachkompetenz gibt sie jetzt seit 20 Jahren als Dozentin und Autorin weiter. Sie hat verschiedene ...

Susanne Kowalski