Mittwoch, 07.12.2016 | Autor: Susanne Kowalski, Foto: © Corbis

Komfortabler Vereinsterminplaner für das Jahr 2018

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Worum geht´s in diesem Thema
  • Vereinsorganisation
  • Termine im Verein
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Vor Terminpannen im laufenden Jahr sind die meisten Verantwortlichen in Vereinen nie ganz sicher. Damit keine Fristen verstreichen oder wichtige Projekte in Vergessenheit geraten, empfiehlt sich der Einsatz eines Terminplaners. Mit der Excel-Lösung starten Sie gut organisiert ins neue Jahr. Sie verpassen keine Termine und koordinieren Ihre Projekte rechtzeitig. Worauf Sie bei der Jahresplanung ein besonderes Augenmerk richten sollten und wie Sie das Tool bedienen, lesen Sie hier.

 

Aus dem Vereinsalltag

In einem Fußballverein in Norddeutschland steht im kommenden Jahr das 75-jährige Vereinsjubiläum an. Dies soll mit verschiedenen Events während des Jahres gebührend gefeiert werden. Das bedeutet, dass neben der Organisation des Vereinsalltags viel Arbeit auf die Verantwortlichen zukommt. Dies bedarf einer strukturierten Vorgehensweise.

Zunächst wird geklärt, welche Events und weiteren Projekte im neuen Jahr angegangen werden sollen. Die Verantwortlichen erstellen hierfür eine verbindliche Prioritätenliste. Diese bildet die Vorstufe für die eigentliche Planung. Den relevanten Themen und Projekten werden Termine zugeordnet. Damit steht das erste Grundgerüst. Danach werden umfangreichere Vorhaben in kleinere Etappen untergliedert, Starttermine, Zwischenziele und Endtermine definiert. Zusätzlich wird vermerkt, wer für die einzelnen Etappen der Projekte zuständig ist.

Damit jeder weiß, was zu tun ist, pflegt der Vorstand die Termine in einen Terminplaner ein. Die Listen werden sortiert, verdichtet und ausgewertet. Anschließend weiß jeder, was zu tun ist und wie dringend welche Tätigkeit ist.  

 

Häufige Probleme in der Vereinsarbeit

Viele Vereinsverantwortliche haben Probleme bei der Einhaltung von Terminen und Zuständigkeiten:

  • Mangelhafte Themenplanung: Zu Jahresbeginn ist immer noch offen, welche Themen und Projekte im laufenden Jahr umgesetzt werden sollen. Solche Planungspannen ziehen sich durch das gesamte Kalenderjahr.
  • Schlechtes Terminmanagement: Fristen verstreichen oder Wichtiges wird auf den letzten Drücker erledigt. Das führt zu vermeidbarem Stress.
  • Keine Prioritäten: Unwichtiges wird vor Wichtigem erledigt. Für wichtige Dinge ist dann keine Zeit mehr.
  • Fehlende Projektplanung: Projekte werden ohne Zieldefinition und genaue Zeitplanung in Angriff genommen. Dabei kommt es regelmäßig zu Schwierigkeiten bei der Koordination von Teilprojekten.
  • Ungeklärte Zuständigkeiten: Entweder werden mehrere Personen in einer Sache aktiv oder einer verlässt sich auf den anderen. Arbeiten werden dadurch entweder gar nicht oder doppelt erledigt.
  • Fehlende Absprachen: Einige Aufgaben lassen sich nicht klar abgrenzen. Hier sind dringend Absprachen notwendig, damit es nicht zu Überschneidungen kommt.

 

Der Terminplaner für Vereine

Der Terminplaner ist ein Tool für mehr Überblick. Er ermöglicht eine strukturierte und übersichtliche Planung und wurde speziell für die Belange von Vereinen entwickelt. Die Lösung basiert auf einer komfortablen Excel-Datei. Damit können Sie Aufgaben und Termine Ihres Vereins ganz gezielt verwalten. Das Tool ist zudem flexibel einsetzbar. Es eignet sich sowohl für den Einsatz einzelner Personen als auch als Gesamtübersicht für den kompletten Verein.

Alle Aktivitäten werden bequem in einer übersichtlichen Eingabemaske erfasst. Durch einen Klick auf eine Schaltfläche werden die Aufgaben bzw. Termine automatisch den Kalendertagen einzelner Monatsübersichten zugeordnet, sodass Sie jederzeit tagesgenau einen Überblick über alle anstehenden Aktivitäten haben. Für jeden Kalendertag sind bis zu zehn Eintragungen möglich.

Bezogen auf unser Eingangsbeispiel bedeutet dies: Die Termine können nicht nur nach Verantwortlichen und Prioritäten gegliedert werden, vielmehr werden sie gleichzeitig in den Excel-Kalender auf der zugehörigen Monatsseite eingetragen. Das Handling erfolgt makrogesteuert, ohne dass der Anwender von den Abläufen im Hintergrund etwas merkt. Das bedeutet, dass der Nutzer des Tools alle Excel-Aktivitäten durch einen einzigen Mausklick ausübt.

Reduzierter Erfassungsaufwand

Um den Erfassungsaufwand immer wiederkehrender Vorgänge so gering wie möglich zu halten, können Standardaufgaben bzw. sich wiederholende Termine im Tool angelegt werden. Wenn also zum Beispiel immer der Sportwart eines Tennisvereins für die Meldung der Aktiven an den Verband zuständig ist, kann hierfür in der eigens dafür vorgesehenen Tabelle Aufgabendefinitionen ein entsprechender Eintrag erfasst werden. Bei Bedarf können Sie den Aufgaben bzw. Terminen eine Priorität zuordnen. Darüber hinaus steht eine Aufgabenauswertung mit Statusreport zur Verfügung. Diese ermöglicht eine individuelle Auswertung der Aufgaben und Termine nach folgenden Kriterien:

  • Fälligkeit
  • Priorität (A = hoch, B = mittel, C = niedrig)
  • Zuständigkeit (Vereinsverantwortliche)
  • Status (erledigt, in Bearbeitung, nicht erledigt).

Zusatzfunktionen

Ergänzend verfügt das Tool über eine Mitglieder- und Jubiläumsliste. Um den Terminplaner zu nutzen, müssen Sie die Mitgliederliste nicht zwangsläufig führen.

Die Jubiläumsliste basiert auf der Mitgliederliste. Dadurch hat der Anwender die Möglichkeit – ohne weitere Angaben – mit Hilfe der Excel-Filterfunktion ganz bequem Jubilare zu selektieren.

Detaillierte Informationen zum Einsatz des Tools finden Sie in einer ausführlichen Bedienungsanleitung, die Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Hilfe“ erreichen.

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Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
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Susanne Kowalski verfügt über eine langjährige Berufserfahrung im Controlling.

Ihre Fachkompetenz gibt Sie jetzt seit 20 Jahren als Dozentin und Autorin weiter. Sie hat verschiedene ...

Susanne Kowalski