Dienstag, 06.03.2012 | Autor: Stefan Wagner, Foto: © MEV Verlag GmbH, Germany

Geschäftsführer im Verein: diese Aufgaben kommen auf den Vereinsvorstand zu

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Worum geht´s in diesem Thema
  • Pflichten eines Geschäftsführers im Verein
  • Aufgaben eines Geschäftsführers im Verein
  • Aufteilung der Vereinsgeschäftsführung
Stichworte zu diesem Thema

Der Vereinsvorstand übernimmt oftmals auch die Aufgaben eines Geschäftsführers im Verein. Zu den Geschäftsführungsaufgaben eines Vorstands zählen alle Handlungen, die der Vorstand für den Verein vornimmt. Dabei lassen sich die Aufgabenbereiche in zwei große Gruppen aufteilen: die Vertretung des Vereins nach außen (wie Vertragsabschlüsse, Anmieten von Räumen etc.) und die Geschäftsführung im eigentlichen Sinn (z. B. Verwaltung der Mitglieder, Buchführung usw.). Wobei natürlich auch jede Vertretungshandlung nach außen zugleich eine Handlung der Geschäftsführung darstellt.

 

Wie sieht die gesetzliche Regelung für einen Geschäftsführer im Verein aus?

Das Vereinsrecht differenziert im BGB nicht nach Geschäftsführung und Vertretung. Vielmehr ist nach den Vorstellungen des BGB der Vorstand für beides zuständig und hat damit die Eigenschaft des gesetzlichen Vertretungsorgans (§ 26 Abs. 2 BGB) und des Geschäftsführungsorgans. Daher muss in der Satzung die Geschäftsführung von der Vertretung klar abgegrenzt und unterschieden werden.

Zwischen dem Verein und dem Vereinsvorstand, der die Geschäfte für den Verein führt, besteht daher ein gesetzliches Auftragsverhältnis. Das bedeutet, dass der Vorstand bei der Erfüllung seiner Aufgaben an Rechte und Pflichten gebunden ist.

Dem Vorstand obliegt nur notwendig die Vertretung des Vereins (§ 26 Abs. 2 BGB). Die Geschäftsführung im engeren Sinne, also das Innenhandeln für den Verein, kann einem anderen Organ als dem Vertretungsorgan zugewiesen werden. Dies ergibt sich aus § 40 BGB, der die Vorschrift des § 27 Abs. 3 BGB als nachgiebige Vorschrift enthält. Allerdings können dem Vorstand auch bei anderer Organzuständigkeit bestimmte Pflichten wie z. B. die Konkursantragspflicht nach § 42 BGB keinesfalls entzogen werden.



Kann die Vereinsgeschäftsführung delegiert werden?

Zu den wesentlichen Pflichten des Vorstands aus dem Auftragsverhältnis gehört, dass er die ihm übertragenen Aufgaben persönlich erfüllen muss (§ 664 BGB). Für die Praxis bedeutet dies, dass der Vorstand die Geschäftsführung ohne ausdrückliche Erlaubnis durch die Satzung nicht allgemein einer anderen Person übertragen kann. Für einzelne Geschäfte kann er jedoch Aufträge oder Vollmachten erteilen sowie das zur Erledigung der Geschäfte erforderliche Hilfspersonal einstellen. Inwieweit daran die Mitgliederversammlung oder ein anderes Vereinsorgan zu beteiligen ist, muss in der Satzung geregelt werden. Doch beachten Sie bitte: Der Vorstand muss immer die Leitung des Vereins behalten.

Die Vertretungsmacht des Vorstands und die Beteiligung an der Geschäftsführung dürfen nicht auseinander fallen. Die Geschäftsführung können Sie jedoch über die Satzung einem anderen Vereinsorgan übertragen. Zulässig sind daher Satzungsbestimmungen, wonach die Geschäftsführung des Vereins einem erweiterten Vorstand oder einem Gesamtvorstand übertragen wird. Das darf aber nicht dazu führen, dass dem Vorstand nach § 26 BGB die Beteiligung an der Willensbildung entzogen wird.

Praxis-Beispiel

Ein kleines Beispiel soll diesen Sachverhalt verdeutlichen: So können beispielsweise die vorbereitenden Entscheidungen, die zum Abschluss von Darlehensverträgen erforderlich sind, einem anderen Organ als dem Vorstand oder einem Ausschuss übertragen werden. Der Vorstand nach § 26 BGB muss jedoch als Vertretungsorgan an der endgültigen Entscheidung über den Vertragsabschluss mitwirken. Unzulässig ist es, wenn der Vorstand in diesem Fall die Entscheidung des Ausschusses nur noch zu vollziehen hätte.

Nicht zulässig ist auch, eine in der Satzung festgelegte Mehr- oder Gesamtvertretungsmacht einfach in eine Einzelvollmacht umzuwandeln. D. h., eine Vollmacht, die ein Vorstandsmitglied unter diesen Voraussetzungen zur Alleinvertretung ermächtigt, ist unwirksam.

Wie kann die Geschäftsführung im Verein aufgeteilt werden?

Für die Geschäftsführung im Verein gilt bei einem mehrgliedrigen Vorstand nach § 28 Abs. 1 BGB ebenso wie für die Vertretung nach außen nach § 26 BGB das Mehrheitsprinzip, wenn die Satzung nichts anderes bestimmt. Für die Satzungsgestaltung bedeutet das, dass Vorsorge getroffen werden muss, wenn einzelne Vorstandsmitglieder für bestimmte Bereiche des Vereins die Geschäftsführung allein verantwortlich innehaben. Auch dieses Problem zeigt, dass in der Satzung ausführliche Detailregelungen erforderlich sind.

Gegen das Mehrheitsprinzip wird nicht verstoßen, wenn die Geschäftsführung im Vorstand nach Sachgebieten aufgeteilt wird. Die grundsätzlichen Entscheidungen der Geschäftsführung des Vereins sollten aber dem gesamten Vorstand vorbehalten bleiben. Wenn das der Fall ist, ist gegen die Einführung eines geschäftsführenden Vorstands, der nur die laufenden Vereinsgeschäfte erledigt, nichts einzuwenden.

Die Aufteilung der laufenden Vereinsgeschäfte unter den Mitgliedern des Vorstands kann bereits in der Satzung vorgenommen werden. Doch beachten Sie: Es genügt nicht, wenn in der Satzung lediglich die Mitglieder des Vorstands aufgezählt werden (z. B. 1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Kassierer, Schriftführer) und damit bereits eine Aufgabenzuweisung verbunden sein soll. Den einzelnen Vorstandsämtern müssen in der Satzung genau beschriebene Aufgabengebiete zugewiesen sein.

Experten-Tipp

Sie sollten jedoch – aus praktischen Erwägungen heraus – in der Satzung keinesfalls die Aufteilung der laufenden Vereinsgeschäfte vornehmen und einzelne Aufgaben konkret einem Vorstandsamt zuweisen. Denn dann müsste bei jeder Änderung der Aufgaben auch eine Satzungsänderung erfolgen. Außerdem würden diese Regelungen die Satzung überfrachten.

Besser ist es, eine Geschäftsordnung mit einem Geschäftsverteilungsplan zu erarbeiten, die vom Vorstand erlassen wird. Die Geschäftsordnung müssen Sie jedoch in der Satzung Ihres Vereins verankern, da sonst die Mitgliederversammlung zuständig ist (§ 32 BGB). Die Geschäftsordnung darf aber keine Regelungen über die Beschlussfähigkeit des Vorstands enthalten. Diese Regelungen sind zwingend in die Satzung aufzunehmen.

 

Welche Geschäftsführungspflichten muss der Vorstand erfüllen?

Die Einzelheiten der Geschäftsführung und der Umfang der einzelnen Tätigkeiten ergeben sich je nach Art und Größe des Vereins aus der Satzung und den sonstigen Vereinsregelungen. Folgende Pflichten sind jedoch für jeden Vorstand gegeben:

 

Checkliste:  Pflichten eines Geschäftsführungs im Verein

 


 

 

Geschäftsführungspflichten  

 

Hinweise  

 

Sorgfaltspflicht  

Oberstes Gebot bei allen Handlungen der Geschäftsführung des Vorstands ist die Sorgfaltspflicht. Der Vorstand haftet dem Verein gem.

§ 276 BGB für ein Verschulden bei der Geschäftsführung.  

 

Erhaltung des Vereinsvermögens  

Dies ist eine der wichtigsten Pflichten des Vorstands. Sie umfasst alle Bereiche, wie

  •  
  • die Erhebung der Beiträge,

  •  
  • das Geltendmachen von Forderungen und Ansprüchen des Vereins,

  •  
  • die Abwehr von unberechtigten Forderungen und

  •  
  • den Schutz des Vereins vor einem Konkurs. Diese Pflicht besteht vor allem im Interesse der Mitglieder wie auch der Gläubiger des Vereins.

     

     

    Buchführungspflicht  

    Vereine sind grundsätzlich nicht von der Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben freigestellt. Gemäß

    § 259 BGB ist der Vorstand verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen oder durch Beauftragte führen zu lassen.  

     

    Pflichten gegenüber dem Registergericht  

    Der Vorstand ist verpflichtet, die nach dem

    BGB vorgeschriebenen Anmeldungen und Verpflichtungen gegenüber dem Registergericht zu erfüllen. Kommt er diesen nicht nach, kann er sich zum einen schadenersatzpflichtig machen und zum anderen persönlich mit einem Zwangsgeld durch das Gericht belegt werden (§ 78 BGB).  

     

    Schweigepflicht  

    Jedes Mitglied des Vorstands hat eine Schweigepflicht über vertrauliche Vorgänge und Mitteilungen.

     

     

    Einberufung der Mitgliederversammlung  

    Der Vorstand ist verpflichtet, die Mitgliederversammlung in den durch die Satzung bestimmen Fällen einzuberufen sowie dann, wenn das Interesse des Vereins dies erfordert (

    § 36 BGB).

     



     



     



     



     



     



     



     



     



     



     



     



     



     



     


     


     

     

    Kommentare (1)

    Userbild
    5.4.2014, 19:41 Uhr von Mark Grade Profil ansehen
    Hallo, im Experten-Tipp steht u.a. "Die Geschäftsordnung darf aber keine Regelungen über die Beschlussfähigkeit des Vorstands enthalten. Diese Regelungen sind zwingend in die Satzung aufzunehmen." Es wäre schön, wenn da die Paragraphen eingefügt werden könnten, die dafür relevant sind. Danke Mark Grade

     Vereins-Tipp

    Nehmen Sie in Ihrem Verein in der Satzung keine Aufteilung der laufenden Vereinsgeschäfte vor. Das hätte immer eine Satzungsänderung zur Folge.

    Erstellen Sie am besten eine Geschäftsordnung, hier können Sie dann einen Geschäftsverteilungsplan aufstellen.