Mittwoch, 25.05.2016 | Autor: Stefan Wagner, Foto: © Corbis

Einberufung der Mitgliederversammlung per E-Mail

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Worum geht´s in diesem Thema
  • Einberufung der Mitgliederversammlung
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Mit Beschluss vom 24.09.2015 hat zuletzt das OLG Hamm entschieden, dass die Einberufung der Mitgliederversammlung eines e.V., dessen Satzung hierfür die Schriftform vorsieht, per E-Mail erfolgen kann. Dieses Urteil folgt der Linie der neueren Rechtsprechung seit 2013 (z.B. OLG Hamburg, OLG Zweibrücken und OLG Jena).

Gleichwohl werden in der Rechtsprechung und Fachliteratur zu diesem Thema immer wieder einzelne Fragen aufgeworfen, die das Verfahren der Einberufung per E-Mail betreffen.

Ausgangspunkt der Rechtsprechung ist die Regelung zur sog. gewillkürten Schriftform in § 127 Abs. 2 S. 1 BGB, die seit 2001 im BGB enthalten ist. Dies ist die Grundlage für die Zulässigkeit der telekommunikativen Übermittlung einer Einladung an die Mitglieder, sofern der Wille der Mitglieder dem nicht erkennbar entgegensteht.

In der Praxis gibt es bei diesem Verfahren jedoch immer wieder Fragen:

  • Darf der Verein eine bekannte E-Mail-Adresse der Mitglieder einfach zum Zweck der Einberufung der Mitgliederversammlung verwenden?
  • Muss der Ersteller der E-Mail durch eine Unterschrift erkennbar sein?
  • Muss eine Ladung per E-Mail zum Mitglied zur Wirksamkeit zugegangen sein oder reicht das bloße Versenden?
  • Kann sich ein Mitglied gegen die Ladung per E-Mail wehren?
  • Kann die Satzung alternative Formen der Einberufung vorsehen?

Um allen Zweifelsfragen aus dem Weg zu gehen, kann Vereinen nur empfohlen werden, eine individuelle Lösung für den Verein zu erarbeiten und dabei mögliche Streit- oder Zweifelsfragen durch eine umfassende Satzungsregelung zu klären.

Das folgende Beispiel zeigt Lösungsansätze auf:

§ ... Einberufung der Mitgliederversammlung

(1)   Die Einberufung der Mitgliederversammlung erfolgt schriftlich durch den Vorstand nach § 26 BGB unter gleichzeitiger Bekanntgabe der Tagesordnung und der Antragsunterlagen.

(2)   Das Schriftformerfordernis wird auch durch die Übersendung einer E-Mail gewahrt.

(3)   Durch die Bekanntgabe der E-Mail-Adresse erklärt sich das Mitglied gegenüber dem Verein einverstanden, die Einberufung zu den Mitgliederversammlungen des Vereins an diese Adresse zu erhalten.

(4)   Die Einberufung wird per einfachen Brief an diejenigen Mitglieder versandt, die dies gegenüber dem Verein schriftlich beantragt und dem Antrag eine Begründung beigefügt haben, warum ihnen die Einladung per E-Mail unzumutbar ist. Mitglieder, die per einfachen Brief geladen werden, sind verpflichtet, die erhöhten Verwaltungskosten zu tragen, die der Vorstand festlegt.

(5)   Die Einberufung hat mindestens [vier Wochen] vor dem Termin der Mitgliederversammlung zu erfolgen.

(6)   Die Einberufung gilt als form- und fristgerecht erfolgt und dem Mitglied als zugegangen, wenn diese drei Werktage vor Ende der Bekanntgabe-Frist an die zuletzt vom Mitglied dem Verein bekanntgegebene postalische Adresse oder E-Mail-Adresse versandt wurde.

(7)   Die Mitglieder sind verpflichtet, dem Verein Änderungen der postalischen Anschrift oder der E-Mail-Adresse mitzuteilen. Fehlerhafte und veraltete Adressen gehen zulasten des Mitglieds.

 

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Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
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Stefan Wagner ist Jurist und Vereinspraktiker.

Er unterrichtet seit Jahren an der Führungsakademie des ...

Stefan Wagner