Mittwoch, 03.05.2017 | Autor: Hartmut Fischer, Foto: © Project Photos GmbH & Co. KG

Ein „Event“ sollte mehr sein

Foto: © Project Photos GmbH & Co. KG
Worum geht´s in diesem Thema
  • Veranstaltungen im Verein
Stichworte zu diesem Thema

Im neudeutschen Sprachgebrauch hat es sich eingebürgert, dass jede Veranstaltung als Event bezeichnet wird. Doch häufig ist so eine Veranstaltung mehr oder weniger „Selbstzweck“. Sie wird durchgeführt, weil man das schon immer gemacht hat oder weil man sich nach außen darstellen will (was ja ein guter Ansatz ist). Schaut man sich aber bei kommerziellen Events von Firmen um, wird man merken, dass dort mehr dahintersteckt.

Der Event wird in ein Gesamtkonzept eingebunden. Auf der einen Seite verstärkt dann der Event andere Marketing-maßnahmen, auf der anderen Seite wird der Event durch die anderen Marketingmaßnahmen unterstützt. Da dadurch eine viel stärkere Gesamtwirkung erzielt wird, lohnt es sich, sich vor einem Event einige Gedanken zu machen. 

Ein Schritt nach dem anderen

Bevor man einen Event plant, sollte man eine grundsätzliche Strategie entwickeln, aus der hervorgeht, was der Verein in Bezug auf sein Image und eventuell an rationalen Zielen (z. B. Mitgliedergewinnung oder bessere finanzielle Ausstattung) anstrebt und wie diese Ziele erreicht werden sollen. Dabei sollte man schriftlich festlegen:

  1. Welche Möglichkeiten bieten sich dem Verein bei der Außendarstellung unter Berücksichtigung der satzungsgemäßen Aufgabenstellung?
  2. Wie sieht die mittel- bis langfristige Ausrichtung des Vereins aus, an der sich alle Aktionen orientieren müssen?
  3. Wie lauten die kurzfristigen Ziele (z. B. innerhalb eines Jahres mindestens 5 % neue Mitglieder)?
  4. Welche finanziellen Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

Aufgrund dieser Eckdaten muss jetzt ein Ablaufplan der verschiedenen Aktionen entwickelt werden. Bestandteil dieses Ablaufplans ist der Event.

Was bestimmt einen erfolgreichen Event?

Auch hier sollte man sich an den „Profis“ orientieren. In vielen Fällen geschieht das bei Vereinen sogar unterbewusst. Wenn man über eine Veranstaltung nachdenkt und zum Ergebnis kommt, „dass funktioniert hier nicht, weil …“ beschreibt man damit schon eine Art marketingtechnische Analyse.

Kommerziell veranstaltete Events gehen davon aus, dass die Veranstaltung bestimmte Bedingungen erfüllen muss, wenn sie erfolgreich sein will.

Zunächst sollte der Event individuell emotional wirken. Das heißt, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, den Event anders wahrzunehmen. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung durchführen, bei der ein Unterhaltungsprogramm im Mittelpunkt steht, kann das Programm an sich schon unterschiedlich wahrgenommen werden. Gleichzeitig kann es aber auch sein, dass der Grund des Besuches z. B. bei örtlichen Händlern die Kontaktsuche und -aufnahme ist. Deshalb kann die „VIP-Lounge“ oder die „Sektbar“ für diese Personen eine entscheidende Bedeutung als Rückzugsgebiet für Gespräche haben. 

Kommerzielle Eventmanager halten außerdem die Interaktivität für einen wichtigen Erfolgsfaktor eines Events. Der Besucher sollte also in das Geschehen eingebunden werden. Allerdings muss dies wirklich freiwillig erfolgen. Es darf auch kein psychischer Druck ausgeübt werden. Besonders vorsichtig sollte man mit Aktionen sein, die Kostüme erfordern, bei denen der Besucher schnell das Gefühl bekommt, dass er sich „zum Affen macht“.

Ein Event sollte in jedem Fall aktiv und lebendig sein. Der Besucher muss die Veranstaltung mit dem Gefühl verlassen, etwas Besonderes erlebt zu haben.

Bei der Planung des Events muss aber auch berücksichtigt werden, dass die Veranstaltung zeitlich begrenzt ist. Darum muss man darauf achten, dass man den Event nicht überlädt und den Besucher vielleicht sogar unter Stress setzt. Die zeitliche Begrenzung unterstreicht aber auch, dass ein Event nur dann zu einer längerfristigen Strategie beitragen kann, wenn es für diese Strategie ein Konzept gibt, in das der Event eingebunden ist. 

Die direkten Ziele eines Events

Über die Einbindung des Events in ein Gesamtkonzept und den damit verbundenen Beitrag zum Marketingziel des Vereins haben wir bereits gesprochen. Doch welche direkten Ziele kann man mit einem Event verbinden? Auch hier helfen uns wieder die „kommerziellen Kollegen“. Das „Forum Marketing-Eventagenturen“ hat in einer Umfrage ermittelt, dass sich drei Hauptziele bei Events ergeben:

Zunächst spricht man hier von der Kundenbindung (54,1 %). Auf den Verein übertragen geht es also primär um die Mitglieder- und Sponsorenbindung. Gerade die Sponsoren werden leider von vielen Vereinen vernachlässigt. Diese sollen den Verein finanziell mittragen, werden aber meist viel zu wenig in das Vereinsleben eingebunden.

An zweiter Stelle steht nach der Befragung die Imageverbesserung (37,8 %). Dieses Ziel kann 1 zu 1 übernommen werden. Natürlich soll ein Event den Verein gegenüber der Öffentlichkeit immer in einem positiven Licht darstellen.

Schließlich geht es auch um die Erhöhung des Bekanntheitsgrades (33,3 %). Aber auch hier wird die Wichtigkeit der Einbindung des Events in ein Gesamtkonzept deutlich: Durch seine zeitliche Begrenzung kann der Event nur kurzfristig wirken. Das hier einmal entfachte Feuer muss im Gesamtkonzept weitergetragen werden.

Kommentare (0)

Kommentieren, ergänzen Sie jetzt den Artikel oder geben Sie dem Autor Feedback. Einfach anmelden und losschreiben.
Foto: © Hartmut Fischer, WortMacht
Foto: © Hartmut Fischer, WortMacht

Es schreibt für Sie

Hartmut Fischer ist Inhaber von Wort Macht – Textservice & Ideenschmiede.


Er war Pressesprecher und PR-Leiter eines weltweit agierenden Softwarehauses und ist seit 2005 als ...

Hartmut Fischer