Dienstag, 05.07.2016 | Autor: Susanne Kowalski, Foto: © Corbis

So bringen Sie Ihren Verein mithilfe des PDCA-Zyklus nach vorne

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Worum geht´s in diesem Thema
  • Vereinsarbeit
  • Vereinsorganisation

An guten Vorsätzen scheitert es in den meisten Vereinen nicht. Wer jedoch wirklich etwas bewegen will, muss strukturiert vorgehen, um die Vereinsarbeit zu verbessern. Meistens kommt man nur mit kleinen Schritten voran, der Teufel steckt bekanntlich häufig im Detail. Das ist arbeitsintensiv und mühsam. Kein Wunder, dass so manches Projekt gleich zu Beginn stecken bleibt.

Aus dem Vereinsalltag

Die Verantwortlichen eines hessischen Tennisvereins haben zur Verbesserung der Mitgliederzufriedenheit zahlreiche Ideen. Meistens scheitert es aber bereits an einem wirklich durchdachten Konzept. Der Schwung bleibt nach und nach auf der Strecke und damit auch das hinter der Idee stehende Projekt. Die Umsetzung wird nicht kontrolliert. Damit ist es auch nicht möglich, Fehler zu beheben oder Optimie­rungsmaßnahmen einzuleiten. Der Schatzmeister fordert, dass künftig mehr Zeit in die Planung und Konzepterstellung von Projekten fließen soll. Diese sollen dann die Marschrichtung für die Umsetzung vorgeben. Die Konzepte sollen regelmäßig kontrolliert werden. Alles, was nicht opti­mal läuft, soll nachgebessert werden. Der Vorsitzende befürchtet, dass bei regelmäßiger Kontrolle noch mehr ehrenamtlich tätige Mitglieder wegbrechen werden. Der Schatzmeister aber ist sich sicher. „Das ist alles eine Frage der Kommunikation!“ Ihm geht es nicht darum, Ver­antwortliche an den Pranger zu stellen, sondern um Optimierungspotenziale zu erkennen und diese durch entsprechende Maßnahmen umzusetzen. Nur so könne man sich kontinuierlich verbessern. Für sein Vorhaben hat er auch einen Namen – PDCA-Zyklus. Einigen Vorstandskollegen ist dies zu theoretisch. Sie sind der Ansicht, dass sei nur etwas für große Unternehmen. Der Schatzmeister hat vorgesorgt und sich ein prominentes Beispiel herausgesucht. Auch der Landessportbund Brandenburg beispielsweise setzt auf den PDCA-Zyklus (vgl. www.lsb-brandenburg.de).

 

Häufige Probleme in der Vereinsarbeit:

  • Unausgereifte Konzepte: Es wird zu wenig Zeit in die Planung investiert.
  • Mangelhafte Umsetzung: Konzepte, wenn überhaupt vorhanden, werden häufig nicht gewissenhaft umgesetzt.
  • Fehlende Kontrollen: Eingeführte Maßnahmen werden nicht überprüft.
  • Fehlende Liebe zum Detail: Wer erfolgreich sein will, darf nicht nur das Große und Ganze im Blick haben.
  • Fehlende Beharrlichkeit: In der Vereinsarbeit gibt man sich häufig mit halben Lösungen zu­frieden. Oft fehlt es an Ausdauer. Um Ziele zu erreichen, muss man hartnäckig am Ball bleiben. 
  • Quantität statt Qualität: Viele Verantwortliche neigen dazu, sich zu viele Ziele zu setzen bzw. zu viele Projekte gleichzeitig anzustoßen. Dafür fehlen oft die Ressourcen. Es ist sinnvoller, ein wirklich gutes Projekt gewissenhaft zu Ende zu bringen als mehrere halbherzige Aktionen anzuleiern.

 

Lösungsansatz in vier Phasen

Der PDCA-Zyklus ist eine Art Lösungsansatz in vier Phasen. Der Name kommt aus dem Englischen und steht für Plan, Do, Check, Act. Zu Deutsch:

  • Planen: Maßnahmen werden vor ihrer Einführung geplant. In diesem Zusammenhang werden Konzepte erarbeitet.
  • Ausführen: Die Konzepte werden in die Praxis umgesetzt.
  • Überprüfen: Nach einer angemessenen Zeit wird gecheckt, ob und wie die umgesetzten Maßnahmen gegriffen haben.
  • Reagieren: Aus den Analyseergebnissen der Überprüfungsphase werden Verbesserungsmöglichkeiten abgeleitet.
  • Planen: Für die Verbesserungsprozesse wird ein Konzept erstellt. So werden Umsetzungsmaßnahmen geplant. Der PDCA-Zyklus beginnt von vorn. Auf diese Weise kommt es zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Vereinsarbeit.

 

HINWEIS

Der PDCA-Zyklus ist in der Praxis ein beliebtes Steuerungs- und Überwachungsinstrument und wird nach dem amerikanischen Physiker und Statistiker Edwards Deming auch als Deming-Kreis bzw. Deming-Rad be­zeichnet. PDCA steht für

  • Plan (planen)
  • Do (ausführen)
  • Check (überprüfen/kontrollieren)
  • Act (reagieren/optimieren).

Der damit verbundene kontinuierliche Verbesserungsprozess wird u. a. im Qualitätsmanagement eingesetzt.

 

Bewusst alle Phasen durchlaufen

Die vier Phasen des PDCA-Zyklus beschreiben ein standardisiertes Vorgehen zur Problemlösung. Was sich sehr theo­retisch anhören mag, bringt i. d. R. gute Ergebnisse. In der Planungsphase wird u. a. der Ist-Zustand analysiert, an­schließend der Soll-Zustand definiert. So hat man eine klare Richtung, wohin es gehen soll. Es werden Lösungen und Maßnahmen erarbeitet, mit deren Hilfe der Soll-Zustand erreicht wird. In der Ausführungsphase werden die Maßnahmen zur Erreichung des Soll-Zustands eingeführt. In der dritten Phase erfolgt die Kontrolle, ob das gewünschte Ergebnis erreicht wurde. Ggf. erfolgt eine kriti­sche Abweichungsanalyse. Die vierte Phase steht für das Anpassen des Plankonzepts zur Erreichung der Planvorga­ben. Im Anschluss an die letzte Phase beginnt ein neuer PDCA-Zyklus. Das kontinuierliche Wiederholen der Pro­zesse soll zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Ab­läufe führen. Probleme werden nach und nach mehr und mehr eingegrenzt. Gleichzeitig kann man von den Erfahrun­gen der vorangegangenen Zyklen profitieren.

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Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
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Susanne Kowalski verfügt über eine langjährige Berufserfahrung im Controlling.

Ihre Fachkompetenz gibt Sie jetzt seit 20 Jahren als Dozentin und Autorin weiter. Sie hat verschiedene ...

Susanne Kowalski