Dienstag, 25.08.2015 | Autor: Susanne Kowalski, Foto: © Corbis

Inventarverwaltung im Verein: Für mehr Überblick in Sachen Anlagegüter

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Worum geht´s in diesem Thema
  • Inventarverwaltung für Vereine
  • Listung von Sachgütern
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Zugegeben, eine Inventarverwaltung ist lästig, bietet Vereinen jedoch verschiedene Vorteile. Der Bestand an Sachgütern kann beispielsweise jederzeit überprüft und nachgewiesen werden. Letzteres ist z. B. im Falle eines Einbruchs oder bei Brand notwendig, wenn Versicherungsleistungen beansprucht werden. Buchführungspflichtige Vereine müssen ohnehin einmal jährlich ein Inventar erstellen. Wir zeigen Ihnen, warum sich der Einsatz einer professionellen Inventarverwaltung in jedem Fall lohnt

Praxisbeispiel: Offene Fragen nach einem Einbruch

In das Vereinsheim eines Sportvereins in Hessen ist eingebrochen worden. Dass die Kasse und der Computer gestohlen wurden, ist klar. Auch einige andere Gegenstände sind verschwunden. Als der Vorsitzende gemeinsam mit dem Kassierer und Platzwart eine Liste für die Versicherung erstellen will, wird schnell offensichtlich: Keiner weiß genau, was dem oder den Dieben in die Hände gefallen ist. Eine Videokamera zum Beispiel, die schon in der Aufstellung aufgeführt war, kann wieder gestrichen werden. Es stellt sich durch Zufall heraus, dass der Jugendtrainer diese zu Analysezwecken regelmäßig mit nach Hause nimmt. Wo der Beamer ist, weiß keiner genau. „Den hab ich schon seit Wochen nicht mehr gesehen. Vielleicht hat den jemand geliehen. Glaub nicht, dass der geklaut wurde“, vermutet der Platzwart.

So wie dem Sportverein in Hessen kann es zahlreichen Vereinen ergehen. An einer ordentlichen Verwaltung der Sachgüter mangelt es nämlich häufig. 

Die Vorteile einer Inventarverwaltung auf einen Blick

  • Der Bestand an Sachgütern im Vereinsvermögen kann jederzeit überprüft werden.
  • Kommt es zu einem Einbruch, kann man schnell nachvollziehen, was gestohlen wurde.
  • Bei Brand ist eine Schadensliste schnell erstellt.
  • Im Falle einer Pfändung des Vereinsvermögens kann abgegrenzt werden, was dem Verein gehört und welche Gegenstände sich in Privatbesitz befinden.
  • Die Gefahr, dass Sachen verschwinden, ist geringer, wenn erfasst wird, wer, wann etwas in Verwahrung nimmt.
  • Ein regelmäßiger Blick in die Inventarlisten vereinfacht es, Wartungstermine einzuhalten. Das kommt der Lebensdauer der Gegenstände und damit den Vereinsfinanzen zugute.
  • Mögliche Garantieansprüche im Schadensfall werden schnell offensichtlich.
  • Vereine, die buchführungspflichtig sind, müssen ohnehin einmal jährlich ein Inventar erstellen. 

 

Das sollten Sie wissen: Hintergrundinformationen

Unter Inventar versteht man alle Anlagegüter, die nicht verbraucht werden, also z. B. Grund und Boden, Gebäude, Fahrzeuge, Büroeinrichtung, Computer, ggf. Instrumente, Sportgeräte, Lautsprecheranlage etc. Toilettenpapier oder Druckerpatronen gehören somit nicht zum Inventar.

Je größer der Verein, desto leichter verliert man den Überblick über Aufbewahrungsorte, Wartungsintervalle etc. von Geräten und Co. Deshalb sollten u. a. folgende Informationen zu Sachgütern entweder elektronisch oder auf einer Karteikarte gesammelt werden:

  • Bezeichnung und Inventarnummer
  • Anschaffungspreis bzw. Herstellungskosten und -datum (Baujahr)
  • Aufbewahrungs-/Lagerort
  • Wartungsintervalle und Garantiezeit
  • Funktion (z. B. Übungsgerät, Einrichtung Clubhaus, Büroausstattung)
  • Nutzungsbereich (z. B. Verwaltung, Handballabteilung, Außenanlagen)
  • Versicherungswert
  • Voraussichtliche Nutzungsdauer
  • Ggf. Verantwortlicher
  • Ggf. Zuschüsse.

 

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Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
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Susanne Kowalski verfügt über eine langjährige Berufserfahrung im Controlling.

Ihre Fachkompetenz gibt Sie jetzt seit 20 Jahren als Dozentin und Autorin weiter. Sie hat verschiedene ...

Susanne Kowalski