Montag, 19.03.2012 | Autor: Stefan Wagner, Foto: © Project Photos GmbH & Co. KG

Auf dem Weg zum eingetragenen Verein - e. V.: vom Satzungsentwurf über die Gründungsversammlung zur Eintragung

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Worum geht´s in diesem Thema
  • Gründung eines Vereins
  • gemeinnütziger Verein
  • Rechtsform wählen
  • Satzung erstellen
  • Satzungsentwurf
  • Vereinszweck
  • Gemeinnützigkeit
  • Gründungsversammlung
  • Eintragung ins Vereinsregister

Lohnt sich die Vereinsgründung und wenn ja, welche Rechtsform sollen wir wählen? Ist ein eingetragener Verein das Optimale? Vergleichbare Fragen tauchen immer dann auf, wenn sich mehrere Gleichgesinnte zusammenschließen wollen, um künftig ein gemeinsames Ziel zu verfolgen. Im Hinblick auf die Bedeutung des Vereinswesens in Deutschland läuft dies häufig auf eine Vereinslösung hinaus, gerade wenn vorrangig keine wirtschaftlichen Ziele verfolgt werden sollen, sondern man sich langfristig für das "Gemeinwohl engagieren möchte. Eine Herausforderung, die in gesellschaftspolitischer Hinsicht immer wichtiger wird.

 

Keine Angst: Eine Vereinsgründung ist relativ einfach, vorausgesetzt Sie beachten einige rechtliche und organisatorische Vorgaben. Bereits nach einer Vorlaufzeit von rd. zwei bis drei Monaten können die formellen Hürden genommen werden und der neue Verein kann mit seiner Arbeit beginnen.

Interessant ist die Vereinsgründung natürlich auch vor dem Hintergrund der zahlreichen Steuervergünstigungen, die gemeinnützige Vereine und Organisationen in Deutschland in Anspruch nehmen können.

Nichtrechtsfähiger Verein oder lieber ein eingetragener Verein - e.V.?

Eine Vereinslösung bietet sich immer dann an, wenn gemeinsame Interessen und Ziele verfolgt und gewisse – auch für die Öffentlichkeit wahrnehmbare - Organisationsstrukturen aufgebaut werden sollen, die mit Hilfe einer losen Interessengemeinschaft nicht realisiert werden können. Um das Ergebnis gleich vorweg zu nehmen: den Gemeinnützigkeitsstatus erhalten können, sowohl Vereine in der Rechtsform eines nichtrechtsfähigen Vereins, als auch der wesentlich bekanntere eingetragene Verein – der e. V.

Wo liegt der Vorteil eines eingetragenen Vereins?

Lässt man einmal die haftungsrechtliche Seite beim nichtrechtsfähigen Verein außer Betracht, so sind in erster Linie finanzielle Aspekte zu nennen. Denn im Umgang mit Behörden, öffentlichen Trägern, Verbänden – den Vertretern der eingetragenen Vereine – wird der e. V. deutlich bevorzugt. Denken Sie also bereits im Gründungsstadium daran: Die Zuschussrichtlinien der Städte und Gemeinden, der Verbände auf Landes- oder gar Bundesebene machen es häufig von ihrer Mittelvergabe abhängig, dass es sich beim Antragsteller um einen e. V. handelt.

Zum Hintergrund: Bereits heute gibt es in Deutschland weit über 580.000 eingetragene Vereine. Und selbst bei bestehenden e. V.'s gibt es immer wieder zusätzliche Neugründungen, um bspw. über einen separaten Förderverein als e.V. bestimmte gemeinnützige Zwecke finanziell besser zu unterstützen und durchzusetzen.

Der nichtrechtsfähige Verein als 1. Schritt? Ist zwischen Ihren künftigen Mitstreitern und Interessenten bereits im Vorfeld geklärt, dass man sofort einen e.V. gründen will? Bestehen Zweifel, ob man langfristig gemeinsam das Ziel hat, förderungswürdige Zwecke zu verfolgen, könnte ansonsten die Gründung eines nichtrechtsfähigen Vereins ein erster Schritt über eine lose Interessengemeinschaft hinaus sein. Aber bitte auch hier daran denken: Sollten Sie sich für den nichtrechtsfähigen Verein entschließen, sollten Sie Ihrem neuen Verein trotzdem eine den steuerlichen Vorgaben entsprechende Vereinssatzung geben.

Priaxis-Tipp: Nutzen Sie hierzu am besten die Steuer-Muster-Satzung.

Für die Gründung eines nichtrechtsfähigen Vereins müssen Sie auch eine Gründungsversammlung durchführen, Sie benötigen jedoch lediglich mindestens zwei Gründungsmitglieder.

Der Satzungsentwurf – darauf sollten Sie achten!

Nachfolgend jedoch die wichtigsten Hinweise für den Weg zur Erlangung der Rechtsfähigkeit und der Eintragung als anerkannter Verein in das Vereinsregister.

Ist die Entscheidung zur Gründung eines eingetragenen Vereins - e. V. bereits gefallen, sollten Sie eine Projektgruppe ins Leben rufen, die gemeinsam einen Satzungsentwurf für den neuen Verein erarbeitet, der dann auf der Gründungsversammlung verabschiedet wird. Von Anfang an benötigen Sie für Ihr neues Projekt sieben Interessenten.

Erstes Ziel muss sein, dass Sie den Zweck Ihres künftigen Vereins definieren, also auch die langfristige damit verbundene Zweckverwirklichung. Das richtige Stichwort ist daher künftig der Idealverein, also ein Zusammenschluss zur Verfolgung bestimmter Interessen. Mit der Vorgabe, dass über diese neue juristische Person des Privatrechts grundsätzlich keine wirtschaftlichen Zwecke verfolgt werden sollen.

Da die Satzung das Grundgesetz Ihres Vereins wird, müssen Sie bereits im Vorfeld die wichtigsten darin enthaltenen Angaben, auch Pflichtbestandteile, besprechen und abstimmen.

Ist bei der Grüdnung eines eingetragenen Vereins die Unterstützung durch einen Rechtsanwalt notwendig?

 

Experten-Tipp

Anders als bei z. B. bei der Gründung einer GmbH benötigen Sie für die Satzungserstellung keinen Notar, mit Hilfe Ihres Handbuchs vielleicht nicht einmal einen zusätzlichen Beratungsaufwand durch Einschaltung der rechtsberatenden Berufe. Um auch schon im Vorfeld sicherzustellen, dass es keinen namensgleichen Verein in Ihrem regionalen/überregionalen Umfeld gibt, kann es sich allerdings lohnen, Kontakt zum Vereinsregister beim Amtsgericht vor Ort aufzunehmen. Bei Darlegung Ihres berechtigten Interesses werden Sie Auskunft darüber erhalten, ob Ihr geplanter Vereinsname nicht schon in vergleichbarer Weise besetzt und benutzt wird. Zudem kann man bei einem Blick in das Vereinsregister auch noch in Erfahrung bringen, wie bereits bestehende Vereine mit vergleichbarer oder ähnlicher Zielsetzung ihre Satzungen umgesetzt haben. Erste Hilfe kann vielleicht auch ein Ihnen bekannter Dachverband bieten, vor allem, wenn etwa im sportlichen Bereich, der sofortige Verbandsanschluss beabsichtigt ist.

Wie bereits erwähnt, sollte der Satzungsentwurf bereits im Vorfeld erarbeitet werden. Denn die Satzung, über die die Gründungsversammlung entscheidet und verabschiedet, muss den Pflichtbestimmungen des BGB entsprechen, sonst wird sie durch das Vereinsregister nicht anerkannt. Außerdem sollte Ihre Satzung unbedingt den Wortlaut der Steuermustersatzung enthalten!

Das A und O für die Gemeinnützigkeit – der Vereinszweck

Experten-Tipp

Da Sie sicherlich schnell Ihren Gemeinnützigkeitsstatus anstreben, um Spenden erhalten und Zuschüsse steuerfrei entgegen nehmen zu können, sollten Sie Ihr besonderes Augenmerk auf die Formulierung der Ziele und der Zweckverfolgung Ihres Vereins richten .

Aus § 1 oder 2 Ihrer Satzung muss klar hervorgehen, dass der satzungsmäßige Zweck auf die Verfolgung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke gerichtet ist. Denn das Finanzamt überprüft Ihre Satzung zunächst einmal nur nach gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben nach der Abgabenordnung (AO). Das Vereinsregister hingegen verlangt für die Eintragung als Verein eine den BGB-Vorgaben entsprechende Regelung, also eine hieb- und stichfeste Vereinssatzung, die den satzungsmäßigen Anforderungen bereits nach §§ 25 BGB inhaltlich entspricht.

Trotz bester Vorarbeit, lässt sich natürlich nicht ausschließen, dass in der Gründungsversammlung zu bestimmten Passagen Ihres Satzungsentwurfs nochmals der eine oder andere Änderungsvorschlag kommt. Mit den Informationen aus Ihrem Vereinshandbuch sind Sie jedoch auf der sicheren Seite. D. h., es gibt eben bestimmte Pflichtvorgaben, etwa für bestimmte vorgeschriebene Mehrheiten bei späteren Abstimmungen etc., die Kraft Gesetzes nicht diskutierbar sind. Sicherlich kommen auch positive Signale, zutreffende Hinweise und weitergehende Anregungen – der vielleicht über den PC gespeicherte Satzungsentwurf lässt sich dann relativ schnell modifizieren und über das Gründungsprotokoll wird dann erkennbar, dass Sie tatsächlich alle beschlossenen Lösungen in zutreffender Weise berücksichtigt haben.

Um heraus zu finden, ob das Vereinsregister und auch das Finanzamt keine Einwände gegen Ihre geplante Satzung haben, sollten Sie sich die Zeit nehmen und den für die Gründungsversammlung vorgesehenen Entwurf im Vorfeld prüfen lassen.

Haben wir einen Rechtsanspruch auf eine Satzungsprüfung?

Zwar besteht kein Rechtsanspruch auf Vorprüfung, doch die zuständigen Rechtspfleger beim Registergericht sind meist bürgerfreundlich eingestellt und werden die wichtigsten Satzungsmerkmale kurz überprüfen. Anschließend sollten Sie Kontakt zu Ihrem künftigen Finanzamt aufnehmen. Zuständig ist meistens die Körperschaftstelle, rufen Sie am Besten einfach kurz an, um sicher zu gehen. Auch die Finanzämter sind i. d. R. gerne bereit, zu kontrollieren, ob Ihr Satzungsentwurf gravierende Mängel enthält, die der künftigen Gemeinnützigkeit entgegenstehen.

Eine Vorprüfung durch diese beiden Behörden hat den Vorteil, dass Sie vielleicht schon im Vorfeld etwaige Beanstandungen ausschließen können, was ansonsten dazu führen kann, dass Sie nochmals eine Mitgliederversammlung einberufen müssten, um die Bedenken/Beanstandungen des Vereinsregisters/Finanzamtes unter Einbeziehung der Mitglieder ausräumen zu müssen.

Noch ein Tipp für die Vorsprache beim Finanzamt: Vermeiden Sie von Anfang an zu deutliche Hinweise auf Kameradschaft oder Geselligkeit mit Ihren Mitgliedern durch entsprechende Formulierungen in der Satzung. Ihre Vereinssatzung muss erkennbar auf die Förderung der Allgemeinheit hinaus gehen und keinesfalls darauf schließen lassen, dass man z. B. bei einer gemeinsamen Zielsetzung im weiten musikalischen/kulturellen Umfeld die Mitgliederpflege/Geselligkeit in den Vordergrund stellt.

Der nächste Schritt zum e. V.: Die Gründungsversammlung

Es wird ernst – die Gründungsversammlung muss vorbereitet werden. Egal, wo dieses Treffen stattfindet, für die Gründungsmitglieder sollte eine kurze Tagungsordnung aufgestellt werden, nicht nur, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sondern auch um damit den Gründerwillen erstmals so richtig zu dokumentieren. Aus der Einladung zur Gründungsversammlung muss hervor gehen, dass bei diesem Treffen

  • die Beschlussfassung über die Gründung Ihres Vereins und

  • die Eintragung als e. V. in das Vereinsregister herbei geführt werden,

  • die Satzung verabschiedet und

  • die Wahl der Vereins-Führungskräfte stattfinden soll.

Nun kann die Gründungsversammlung beginnen – sicherlich werden Sie persönlich oder der als künftiger Vorsitzender/Präsident vorgesehene Vereinsverantwortliche die Regie von Anfang an übernehmen. Nach der Begrüßung sollte daher im ersten Schritt unbedingt ein Protokollführer bestimmt und die Zustimmung der anwesenden mind. sieben Gründungsmitglieder zur Versammlungsleitung eingeholt werden.

Ihr Vereinshandbuch begleitet Sie zuverlässig bei dem Weg durch diese erste Vereinsversammlung.

Wie muss die Gründungsversammlung protokolliert werden?

Über das Protokoll der Gründungsversammlung muss erkennbar sein, dass eine Satzung endgültig beschlossen wurde. Nicht vergessen sollten Sie, dass die Originalsatzung vielleicht noch während der Versammlung, nach erfolgter Beschlussfassung zur Gründung als e. V. von den anwesenden, mindestens sieben beteiligten Vereinsgründern persönlich unterzeichnet wird.

Anschließend muss die Wahl des Vorstandes erfolgen, der entsprechend dem Protokoll den ersten Auftrag erhält, nämlich die Anmeldung der Satzung zur Eintragung in das Vereinsregister am Vereinssitz.

Ihr neuer Verein benötigt natürlich Startkapital. Zweckmäßigerweise sollten daher alle Anwesenden auch gleich dem Verein beitreten bzw. ihre Bereitschaft dazu erklären. Das lässt sich ganz unproblematisch lösen, wenn Sie nach der durchgeführten Wahl entsprechende Beitragserklärungen – am Besten schon ergänzt mit der Möglichkeit des Lastschrifteinzuges für die Mitgliedsbeiträge – verteilen und unterschrieben wieder einsammeln. Sollten bei der Gründungsversammlung auch spendenwillige Vereinsmäzene anwesend sein, müssen Sie diese aber noch etwas vertrösten. Denn um Spenden in Empfang nehmen zu können, muss der Verein erst eingetragen sein, das Finanzamt der Satzung zugestimmt und Ihnen die vorläufige Bestätigung zur Verfolgung gemeinnütziger Zwecke und Spendenausstellungsberechtigung erteilt haben.

Bei der ersten Vereinsversammlung lassen sich neben der Durchführung von Wahlen vielleicht noch einige andere wichtige Fragen klären. z. B.:

  • Wie soll das Beitragsverfahren geregelt werden, soll bereits über eine kurzfristig erstellte Beitragsordnung beschlossen werden?

  • Gibt es sonstige ergänzende Vereinsordnungen, die vielleicht auch schon im Rahmen der Gründungsversammlung zur Abstimmung anstehen?

Nach der Gründungsversammlung – die Eintragung ins Vereinsregister

Die erste Hürde über die Gründungsversammlung ist geschafft, nach dem Ausblick auf die nächsten dringend anstehenden Aktivitäten und dem Schlusswort des neugewählten Vorsitzenden, muss nun zeitnah an die Eintragung Ihres Vereins im Vereinsregister herangegangen werden. Nutzen Sie hierfür das vorbereitete Anmeldungsschreiben. Mit diesem Schritt sparen Sie bereits auch wieder etwas an Notargebühren. Mit dem

  • vorbereiteten Anmeldungsschreiben,

  • der Originalsatzung (die sog. Urschrift) und einer Abschrift der Satzung sowie

  • einer Abschrift des Gründungsprotokolls, aus dem die Vorstandsbestellung durch die Wahl hervor geht,

muss nun der gewählte vertretungsberechtigte Vorstand einen deutschen Notar aufsuchen.

Experten-Tipp

Der Notar wird nur für die Beglaubigung der Unterschriften der gewählten, für die Vertretung des Vereins vorgesehen Vorstandsmitglieder (nach § 26 BGB) benötigt. Vergessen Sie Ihren Personalausweis nicht! Der eigentliche Beglaubigungsvorgang ist meist innerhalb weniger Minuten erledigt.

Achten Sie darauf, dass unter Hinweis auf die Erreichung des Gemeinnützigkeitsstatus der Antrag auf Befreiung von den Gerichtskosten für die Eintragung berücksichtigt wird. Die moderaten Beglaubigungsgebühren werden Sie zunächst gleich vor Ort zahlen müssen. Falls es sich um den Notar am Sitz des Amtsgerichts mit dem Vereinsregister handelt, könnte theoretisch die vorbereitete Anmeldung mit den notwendigen Unterlagen von dort aus weitergeleitet werden.

Ansonsten reichen Sie das Anmeldungsschreiben mit den beglaubigten Unterschriften und den Unterlagen direkt beim Vereinsregister ein. Zuständig ist hierbei Ihr Amtsgericht (nach § 55 BGB), in dessen Bezirk der Verein nach seiner Satzung seinen Vereinssitz hat.

Nach Zugang des Anmeldungsschreibens beim Vereinsregister tritt nun eine kleine Pause ein – ca. acht Wochen. Wenn das Vereinsregister keinen Grund für Beanstandungen hat, folgt die Eintragungsmitteilung, mit einer Abschrift des Registerblatts und der Rücksendung Ihrer Originalsatzung. Sehr bald werden Sie auch über Ihre regionale Tageszeitung feststellen können, dass Ihr Verein eingetragen ist. Die Post des Vereinsregisters ist allerdings meist auch mit einer Zahlungsanforderung über einen Kostenbescheid verbunden. Die Gerichtsgebühren sind noch sehr moderat, allerdings der Großteil des finanziellen Aufwandes liegt in den Gebühren der amtlichen Bekanntmachung in dem vorgesehen Veröffentlichungsorgan, also meist der Tageszeitung.

Der gesamte Gründungsaufwand bewegt sich in einer Größenordnung von 70 – 80 Euro. Dabei handelt es sich um die erste richtige Betriebsausgabe bei Ihrem neu entstandenen Verein. Wird der Betrag vorgelegt, kann dieser dann zu einem späteren Zeitpunkt dem zahlenden Gründungsmitglied/Neuvorstand ersetzt werden.

Ab sofort ist der gewählte Vorstand damit der richtige Ansprechpartner für die neuen Mitglieder, für mögliche Interessenten, für alle Behörden und die Öffentlichkeit. Angefangen von der Erstellung eines Vereinsbriefpapiers, der bereits auch über die Gründungsversammlung vorgenommenen Benennung einer Vereinsgeschäftsstelle, Benachrichtigung und Kontaktaufnahme zu den verschiedensten Institutionen im Umfeld, zu Verbänden bis hin zu Pressekontakten. Es müssen jetzt in organisatorischer Hinsicht die Vereinsaktivitäten gefördert und unterstützt werden.

Nicht vergessen: Spätestens nach Eintragung sollten Sie sofort nochmals Kontakt zum Finanzamt aufnehmen und bei Vorlage einer Kopie der Satzung und des Gründungsprotokolls den Antrag auf Erteilung einer vorläufigen Gemeinnützigkeitsbescheinigung stellen.

Falls Sie dann eine Steuernummer dann haben, bitte diese auch auf Ihrem Vereinsgeschäftspapier mit angeben. Natürlich auch die notwendige Bankverbindung in der Fußzeile, nach Einrichtung eines Vereinskontos, mit Erteilung der entsprechenden Vollmachten.

Wie geht es weiter?

In einem nächsten Schritt ist dann die Organisationsstruktur aufzubauen bzw. zu verfeinern.

Vergessen Sie auch die Öffentlichkeitsarbeit nicht! Jetzt ist es an der Zeit,

  • sich Gedanken um die Mitgliedergewinnung zu machen,

  • mit der Verbandsarbeit zu beginnen,

  • Flugblätter und Prospekte zu erstellen oder

  • eine Vereins-Homepage aufzubauen, um dort die Ziele und den Zweck des Vereins gegenüber Mitgliedern und Interessenten zu kommunizieren.

 

 

 

 

 

 

 

 

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Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
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Stefan Wagner ist Jurist und Vereinspraktiker.

Er unterrichtet seit Jahren an der Führungsakademie des ...

Stefan Wagner

 Vereins-Tipp

Versuchen Sie bitte umgehend die versicherungsrechtlichen Aspekte Ihres Vereins (z B. Haftpflicht) zu klären.

Thema Ihrer ersten Vorstandssitzung nach der Vereinsgründung sollte auch gleich die Aufstellung eines vorläufigen Haushaltsplans sein, um die notwendigen finanziellen Mittel bereitstellen zu können.

Denken Sie daran, Neumitgliedern entsprechende Aufnahmeanträge mit der Kopie Ihrer Satzung zukommen zu lassen.