Mittwoch, 15.02.2012 | Autor: Prof. Dr. Ronald Wadsack, Foto: © Project Photos GmbH & Co. KG

Wie kommt der Verein an Zuschüsse?

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Hättet Ihr mal rechtzeitig bei uns gefragt! war die Rückmeldung des Jugendamtvertreters, als mehr durch Zufall die Sprache auf das große Kinderfest vor drei Monaten kam. Da wäre doch ein kleiner Zuschuss möglich und das Angebot etwas attraktiver gewesen. Vielleicht wäre sogar die Lauferei für das Geldsammeln entfallen?

Bei der Vorstandssitzung startete dann auch die Suche nach dem Schuldigen: Wer hat da vergessen, mal nachzufragen? Das weiß man doch! Eine ärgerliche Situation, die sich der Verein besser erspart hätte. Es wird zwar immer schwieriger, noch Zuschussquellen zu finden, doch vorhandene sollten natürlich für die Vereinsarbeit genutzt werden.

 

Zuschuss ist nicht gleich Zuschuss: Welche Formen gibt es?

Allgemein ist ein Zuschuss als eine Unterstützung zu verstehen, die nicht zurückgezahlt werden muss. Sie kann entweder an den Verein insgesamt erfolgen und dient dann der Finanzierung der Gesamtaufgaben des Vereins (institutionelle Förderung) oder der Zuschuss bezieht sich auf spezielle Projekte (Projektförderung). Unter Projekt ist übrigens jede Einzelmaßnahme, wie ein Vereinsfest, der Aufbau einer Selbsthilfegruppe, ein Hilfstransport oder eine Baumaßnahme im Vereinsheim zu verstehen.

Was sollen Zuschüsse bewirken?

Zuschüsse sollen vor allem Aktivitäten unterstützen, die wichtig für die Gesellschaft sind. Deshalb ist die Gemeinnützigkeit die Voraussetzung für den Zugang zu solchen Fördertöpfen. Und der Antragsteller muss deutlich machen, welche wichtige Leistung der Verein mit Hilfe der Zuschussmittel für die Gesellschaft erbringt. Also: Zuschüsse sind keine Geschenke. Es muss eine Gegenleistung des Vereins erfolgen.

Eine Bedingung gilt immer: Zuschüsse gibt es nur nach vorheriger Antragstellung. Eine nachträgliche Bewilligung ist nicht möglich. Schließlich hat man mit der Durchführung des Projektes gezeigt, dass man es auch ohne den Zuschuss schaffen kann.

Neben den im Vereinshaushalt ablesbaren Geldzuschüssen gehören natürlich auch die indirekten Leistungen für den Vereinsbetrieb mit zu diesem Thema. Darunter fallen die angesprochenen Vergünstigungen in Zusammenhang mit der Gemeinnützigkeit und ebenfalls die unentgeltliche Überlassung von Räumlichkeiten oder z. B. von der Kommune übernommene Transport- und andere Leistungen.

An wen kann sich der Verein wenden?

Oder besser: Viele Wege führen zu vielen unterschiedlichen Zuschüssen. Leider! Es lässt sich keine generelle Anlaufstelle für Zuschüsse nennen. Je nach Arbeitsgebiet des Vereins und dem Einzugsgebiet seiner Aktionen, lassen sich Unterstützungen von der Kommune (Stadt, Gemeinde, Kreis) bis hin zur EU einwerben.

Organisation

Thematischer Bezug

Erste Anlaufstelle

Öffentliche Verwaltung

Kommune: Stadt, Kreis, Gemeinde

  • Bezirke

  • Bundesländer

  • Bundesregierung

Für jedes Thema der öffentlichen Zuständigkeit nach Thema und Ebene: z.B. Ämter oder Ministerien für Kultur, Soziales, Sport, Umwelt.

Zuständige Dienststelle der öffentlichen Verwaltung.

Teils Aufgaben an Bundesämter ausgelagert (z.B. Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung).

Europäische Union (EU)

Vor allem Maßnahmen, bei denen Teilnehmer oder Partner aus verschiedenen europäischen Ländern beteiligt sind.

Jeweilige EU-Behörde bzw. Kontaktpersonen auf Ebene des Verbandes oder der Kommune.

Im Sport gibt es beispielsweise ein EU-Büro des deutschen Sports in Brüssel.

Verbände

  • Dachverband

  • Landes- und andere Unterorganisationen

Fachspezifische Aufgaben des jeweiligen Vereinsbereichs.

Geschäftsstelle der Verbandsorganisation.

Stiftungen

Schwerpunktsetzung nach Stiftungszweck sowohl thematisch als auch teilweise nach regionalen Gesichtspunkten.

Jeweiliger Ansprechpartner der Stiftung gemäß Stiftungsverzeichnis.

Übersichten zu Stiftungen, z.B. bei

www.stiftungsindex.de

 

Stiftungen sind in den letzten Jahren mehr ins Blickfeld gerückt. Ihre finanziellen Möglichkeiten sind sehr unterschiedlich, deshalb muss man sich hier sehr genau über die Möglichkeiten erkundigen.

Welche Zuschussarten gibt es?

Zuschuss ist nicht gleich Zuschuss. Darüber muss man sich informieren, um keine böse Überraschung zu erleben.

Zuschussarten

Erläuterungen

Anteilsfinanzierung

Ein festgelegter Anteil der Gesamtausgaben wird vom Zuwendungsgeber übernommen. In der Regel gibt es einen Höchstbetrag für die Unterstützung.

Fehlbedarfsfinanzierung

Zunächst ist zu prüfen, welchen Mittelanteil der Verein selbst bzw. er aus anderen Quellen aufbringen kann. Der verbleibende Restbetrag wird per Zuwendung finanziert.

In der Regel gibt es eine Vorgabe über die Höhe des mindestens zu erbringenden Eigenanteils.

Vollfinanzierung

Die Zuwendung erstreckt sich grundsätzlich auf den Gesamtaufwand. Da jedoch häufig ein Höchstbetrag festgesetzt ist, verbleibt in der Regel auch hier ein Finanzierungsanteil beim Verein.

Festbetragsfinanzierung

Unabhängig vom Gesamtaufwand einer Maßnahme erfolgt die Förderung mit einem festen Betrag.

 

Ausfallbürgschaft

Als weitere Variante, die auch gerade für den Sportbereich interessant ist, ist die Ausfallbürgschaft zu nennen. Z. B. für Großveranstaltungen übernimmt eine öffentliche Institution wie die Gemeinde oder ein Unternehmen das Risiko der ausbleibenden Kostendeckung.

Voraussetzung ist allerdings, dass vorab ein schlüssiges Finanzierungskonzept vorlag. Lediglich das mit einer Veranstaltung verbundene Wagnis, z. B. der Einbußen durch schlechtes Wetter und damit ausbleibendem Zuschauerzuspruch, kann durch eine solche Ausfallbürgschaft abgedeckt werden.

 

Meistens erfolgt die Projektfinanzierung in Form der Anteils- und Fehlbetragsfinanzierung. Der Eigenanteil kann beispielsweise durch Arbeit von Vereinsmitgliedern oder die Zur-Verfügung-Stellung von Räumlichkeiten erfolgen.

Schritte zum Zuschuss: Welche Vorarbeiten muss der Verein leisten?

Sowohl bei der Suche nach Zuschussmöglichkeiten als auch bei der Beantragung von Zuschüssen ist die Projektidee das A und O. Wie will ich mit jemandem über eine Unterstützung reden, wenn nicht einigermaßen klar ist, wofür das Geld verwendet werden soll. Folgende Eckpunkte der Projektidee sind vorab zu klären:

Frage zum geplanten Projekt

Persönliche Notizen

Was soll gemacht werden?

  • Skizze der Veranstaltung: Zielsetzung, zentrale Bestandteile

  • Begründung

 

Was ist das öffentliche Interesse?

  • Begründung der angestrebten Förderung.

 

Wie soll das Projekt aussehen?

  • Zeitrahmen für die Durchführung des Projektes (Tages-, Wochenendveranstaltung, Dauerangebot)

 

Wer ist die Zielgruppe für das Projekt?

  • Personen, an die sich das Angebot richtet.

 

 

Mit der Klärung dieser Fragen sind Sie zunächst einmal gesprächsfähig.

Beginnen Sie frühzeitig mit der Suche nach Fördermöglichkeiten. Manche Förderinstitutionen haben einen Vorlauf von ein bis zwei Jahren. Erste Hinweise auf die Anlaufstellen ergeben sich aus der Aufstellung weiter oben. Neben der generellen Förderungsmöglichkeit müssen vor allem die näheren Zuschussbedingungen geklärt werden:

  • Art des Zuschusses (siehe Übersicht oben)

  • Höhe des möglichen Zuschusses

  • Kombinationsmöglichkeiten/-ausschlüsse mit anderen Zuschussprogrammen

  • Leistungsverpflichtung bei Zuschussgewährung (z. B. verpflichtende Projektbestandteile, Einbindung spezieller Partner)

  • Aufwand für die Erlangung des Zuschusses (z. B. Umfang des Antrages, Zeitplanung)

  • Regeln für die Projektabwicklung (z. B. Berichterstattung, Dokumentationsbedarf)

Wenn Sie die Zuschussbedingungen geklärt haben, müssen Sie über die tatsächliche Antragstellung entscheiden. Das heißt, wollen Sie sich wirklich um diese Fördermittel bewerben? Auch wenn die Antwort in den meisten Fällen positiv ausfallen wird, kommt diesem Schritt eine wichtige Bedeutung zu. Denn:

  • Sind Sie bzw. ist Ihr Verein in der Lage, den mit der Förderung verbundenen Leistungsanspruch (Projektinhalte, Projektmanagement, Sonderleistungen im Rahmen eines Förderprogramms) zu erfüllen?

  • Wissen Sie genau über die zu erbringenden Gegenleistungen Bescheid?

  • Können Sie ggf. notwendige Zusatzverpflichtungen (z. B. Projektpräsentation auf einer Zentralveranstaltung) erfüllen?

  • Können Sie die Projektabrechnung in der erforderlichen Weise sicherstellen?

Schlussfrage: Bei Abwägung aller Vorteile und Verpflichtungen, die mit dem Zuschuss verbunden sind: Lohnt es sich?

Fällt die Entscheidung positiv – d.h. für eine Antragstellung aus – muss der Ansprechpartner für den Zuwendungsgeber und innerhalb des Vereins benannt werden. Die klare Benennung eines oder einer Verantwortlichen erleichtert die folgenden Schritte.

Zuschuss-Antrag stellenEntscheidungsgrundlage für die Mittelvergabe ist ein möglichst aussagefähiger Antrag mit einer schlüssigen Begründung des Förderbedarfs.

Hinweise auf Vorerfahrungen, die Qualifikation der Projektmitarbeiter und eine detaillierte Finanzplanung gehören zu einem Erfolg versprechenden Antrag. Die beste Hilfe bei der Formulierung des Antrages ist der Vertreter einer Organisation, die mit der Vergabe der Mittel betraut ist. In der Regel wird hier die Antragstellung mit Rat und Tat unterstützt.

Der Zuschuss wurde bewilligt – was dann?

Kommt der Bewilligungsbescheid, müssen Sie prüfen, ob er mit dem Antrag übereinstimmt. Bei einem Zuschuss unterhalb des beantragten Volumens ist zu klären, ob dies auf eine Kürzung für alle bewilligten Anträge oder einen Mangel des eigenen Antrags zurück geht. Eventuell kann auch hier über eine direkte Kontaktaufnahme der Mangel beseitigt und der verminderte Anteil nachbewilligt werden. Im Idealfall sind solche Probleme schon frühzeitig geklärt worden, eine direkte Rückfrage nach der Einreichung vermeidet komplizierte Nachbesserungen.

Bei einer generellen Ablehnung gilt dies im übertragenen Sinn, wobei eine Nachbesserung möglicherweise nicht mehr erfolgen kann. Die Gründe des Scheiterns können Sie jedoch als Lernprozess für eine kommende Antragstellung betrachten.

Die Projektdurchführung ist die Kernaufgabe des Vereins. Es muss sichergestellt sein, dass alle vereinbarten Projektkomponenten erfüllt werden. Gibt es hier irgendwelche Probleme, sollten Sie den Zuschussgeber frühzeitig kontaktieren, damit gemeinsam ein akzeptabler Ausweg gefunden wird.

Den Projektabschluss bilden die Nacharbeiten, die genauso sorgfältig wie das eigentliche Projekt zu erledigen sind. Dazu zählen z. B. die Abrechnung der Projektmittel, die ordnungsgemäße Rückgabe von geliehenen Geräten und Materialien, die Ablieferung eines Berichtes oder die Erstellung eines Pressespiegels.

Checkliste: Erfolgreiche Projektdurchführung

Frage zum geplanten Projekt

Persönliche Notizen

Haben wir das Projekt richtig kalkuliert?

  • Berücksichtigung aller Kostenpositionen

  • Realistische Kalkulation der Projektpositionen

  • Einplanung einer Sichermarge

 

Sind alle Projektpflichten berücksichtigt worden?

Zum Beispiel

  • Aufbringen des Logos des Zuschussgebers auf allen Drucksachen

  • Informationspflichten an den Zuschussgeber (z. B. Zwischenbericht)

  • Abrechnung der Zuschussmittel

 

Haben wir das Förderziel erreicht?

  • Abgleich von zugesagten und erbrachten Leistungen

  • Bewertung der Leistungen an Hand der Aussagen in dem Zuschussantrag

 

Die Missachtung dieser grundlegenden Bedingungen von Zuschuss-Verfahren kann zur Verstimmung bis hin zur Rückforderung der gewährten Zuschüsse reichen. Dies kann zu fatalen Auswirkungen für den Verein führen.

To Do

1

2

3

4

5

6

Bis wann?

Etwa zwei Jahre vor Beginn des Projektes

Anschließend

Ein Monat später

Anschließend

Eingang Zuschussbescheid

Eingang Bescheid

Was ist zu tun?

Projektidee entwickeln

Suche von Zuschussmöglichkeiten

Entscheidung über die Antragstellung

Antragstellung

Prüfung, ggf. Nachbesserung

Sicherstellung der Einhaltung der Zuschussbedingungen

Wer macht es?

Vorstand

Projektvertreter, Vorstand

Vorstand, Projektvertreter

Vorstand, Projektvertreter in Verbindung mit Vertreter der Zuschussorganisation

Vorstand, Projektvertreter in Verbindung mit Vertreter der Zuschussorganisation

Projektvertreter, Vorstand

Konkret ist zu tun:

Skizzieren der wesentlichen Projektgrundlagen

Vorinformationen zu möglichen Zuschussgebern

Kontaktaufnahme und Abklärung

Sichtung der Fördermöglichkeiten

Entscheidung über die Antragstellung

Formulierung des Zuschussantrages gemäß den Vorgaben

Nachbesserungsaufträge im Bescheid bearbeiten bzw. Ablehnung prüfen und ggf. neuen Antrag stellen

In die Projektplanung ausdrücklich die notwendigen Arbeitsschritte aufnehmen.

 

 

 

 

 

 

 

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Bisher fuhr der Vorstand ganz gut damit, das Geld des Vereins zentral zu verwalten. Wer etwas brauchte, meldete sich. Am Jahresende passte es immer irgendwie. Bei der letzten Mitgliederversammlung kam erstmals die Frage nach der Geldverteilung zwischen Wettkampf- und Nicht-Wettkampfabteilungen auf. Nun ist eine Mannschaft aufgestiegen, der Spielbetrieb wird deutlich teurer und die anderen Abteilungen fordern Transparenz bei der Geldverteilung ein. Die Stunde der Abteilungsbudgets hat geschlagen!  

 Vereins-Tipp

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Argumentation folgende Punkte:

  • die öffentliche Bedeutung der Maßnahme,

  • die Besonderheiten des eigenen Projektes,

  • die Notwendigkeit der Hilfe durch die Stiftung und

  • die zu erwartete Breitenwirkung des Projektergebnisses.