Mittwoch, 16.07.2014 | Autor: Stefan Wagner, Foto: © Lexware verein-aktuell.de

Endgültig: SEPA im Verein gilt ab 01.08.2014!

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Worum geht´s in diesem Thema
  • SEPA Verein
  • Lastschriftverfahren
  • Satzung
  • SEPA Vorbereitung
  • Gläubiger-ID
  • IBAN
  • BIC
  • Lastschriftermächtigung
  • Lastschriftmandat
  • Mandatsreferenzen
  • Inkasso-Vereinbarung
  • SEPA Umstellung
Stichworte zu diesem Thema

Das herkömmliche Lastschriftverfahren wird jetzt endgültig durch das SEPA-Lastschriftverfahren abgelöst! Ab 01.08.2014 heißt es auch für Vereine umstellen auf das SEPA-Lastschriftverfahren! Sie haben noch Fragen zum Thema SEPA und Verein? Lesen Sie hier die wichtigsten Punkte zum Thema Mandatsreferenz, IBAN und BIC!

Nicht SEPA-konforme Zahlungen werden somit auch nach dem 1. Februar 2014 nicht blockiert. Bisherige Überweisungsformen behalten also noch weitere sechs Monate ihre Funktionsfähigkeit.

Ab 01.08.2014 ist der Einzug der Beiträge nicht mehr mit Datenträgern wie Diskette, CD-ROM und USB-Stick oder gar mit beleghaften Lastschriften möglich, das heißt, Online-Banking wird Pflicht! SEPA-Umstellung im Verein bedeutet eine ganze Menge an Maßnahmen, die umgesetzt werden müssen!

Was ist SEPA?

SEPA ist die Abkürzung für „Single Euro Payment Area“ und heißt so viel wie „einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Dieses Verfahren wird also EU-weit eingeführt und dient dazu, den Zahlungsverkehr - vor allem auch den Lastschriftverkehr und die Überweisungen - innerhalb der EU einheitlich zu regeln. Grundlage für dieses Verfahren ist eine EU-Verordnung. Das Verfahren gilt auch für alle betroffenen Vereine, Sonderregelungen gibt es hier nicht. Auch dann nicht, wenn der Verein keinen Zahlungsverkehr mit dem Ausland tätigt, was bei den meisten Vereinen der Fall sein dürfte.

Diese Maßnahmen sind für die SEPA-Umstellung im Verein erforderlich

Rechtsgrundlagen prüfen!

Grundlage für das Beitragswesen ist die Satzung des Vereins. Dazu gehören u. a. auch die Regelungen zur Erhebung der Beiträge und die Festlegung der Fälligkeit. Im Rahmen der Einführung des SEPA-Verfahrens muss der Verein zunächst also die Satzung, und in der Folge die Beitragsordnung und die Aufnahmeformulare, prüfen und ggf. anpassen. Eine Pflicht zur Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats kann sich nur aus der Satzung des Vereins ergeben.

Erforderliche Daten beschaffen

Das SEPA-Verfahren setzt voraus, dass der Verein eine Gläubiger-ID hat und die Bankdaten der Mitglieder auf die IBAN und die BIC umgestellt worden sind. Hinzu kommt, dass der Verein für jedes Mitglied eine Mandatsreferenz vergeben haben muss. Wenn diese Daten nicht vorliegen, kann der Verein nicht am SEPA-Verfahren teilnehmen.

Inkassovereinbarung mit Hausbank abschließen

Das künftige Verfahren und dessen Abwicklung muss mit der Hausbank des Vereins auf der Grundlage einer sog. Inkasso-Vereinbarung fixiert werden. Dazu muss der Vorstand nach § 26 BGB einen entsprechenden Vertrag mit der Bank abschließen.

Information der Mitglieder zwingend erforderlich

Die Mitglieder müssen rechtzeitig auf geeignete Art und Weise über die Einführung des SEPA-Verfahrens informiert und hingeführt werden. Dies betrifft sowohl die Altmitglieder, die bereits dem Verein eine Einzugs- und/oder Lastschriftermächtigung erteilt haben, als auch die neu eintretenden Mitglieder. Nach Einführung des SEPA-Lastschriftverfahrens müssen die Mitglieder vorab rechtzeitig vor dem Lastschrifteinzug vom Verein informiert werden.

Neue Lastschriftmandate mit den Mitgliedern vereinbaren

Die Einführung des SEPA-Verfahrens sollte generell dazu genutzt werden, den Beitragseinzug auf Grundlage einer Satzungsregelung nur noch per Lastschrifteinzug bei den Mitgliedern zu erheben. Ggf. müssen fehlende Lastschriftmandate schriftlich mit den Mitgliedern vereinbart werden, dies gilt auch für alle Neumitglieder. 

Download: So bereiten Sie Ihren Verein auf das SEPA-Lastschriftverfahren vor!

 

Diese Fristen gelten generell beim SEPA-Verfahren - auch für Vereine!

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Checkliste für den Vorstand zur Einführung des SEPA-Verfahrens im Verein

Nr. Aufgabe geprüft? wer erledigt? bis wann?
1. Satzungsgrundlagen zum Beitragswesen prüfen      
2. Beitragsordnung prüfen      
3.

Aufnahmeantrag prüfen und überarbeiten

     
4. Einzugsermächtigungen prüfen und überarbeiten      
5. Prüfung des aktuellen Zahlungsverkehrs zwischen Verein und Mitgliedern und Abstimmung mit der Hausbank      
6. Prüfen, ob neben dem Vereinsbeitrag noch weitere Lastschrifteinzüge bei den Mitgliedern durchgeführt werden (z. B. Zusatzbeiträge, Abteilungsbeiträge, Förderverein)      
7. Wurde Gläubiger-ID für den Verein beantragt?      
8. Wie und wann werden nach welchem System die Mandatsreferenzen für die Mitglieder vergeben?      
9. Wurde eine neue Inkasso-Vereinbarung mit der Hausbank abgeschlossen?      
10. Wurde Vereinsverwaltungs-Software auf Kompatibilität mit der Hausbank geprüft bzw. angepasst?      
11. Ist die Software IBAN- und BIC-fähig oder kann eine automatische Umwandlung erfolgen?      
12. Umstellungsinformation an Altmitglieder?      
13.

Wie erfolgt künftig die Vorabinformation an die Mitglieder?

Kann dies die Vereins-Software leisten?

     
14. Müssen andere Verfahren im Verein ebenfalls umgestellt werden (z. B. Kursanmeldungen)?      
15.

Wie erfolgt die Aufbewahrung der SEPA-Mandate in der Geschäftsstelle?

Ordnerstruktur?

     
16. Wie und in welchen Schritten werden die Mitglieder generell über das neue SEPA-Verfahren im Verein informiert und darauf vorbereitet?      

 

Download: So bereiten Sie Ihren Verein auf das SEPA-Lastschriftverfahren vor!

Kommentare (3)

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31.7.2014, 20:44 Uhr von Eugenion Profil ansehen
Ab Morgen müssen alle Umgestellt haben. Hoffentlich haben es alle noch in der sechs monatigen Verlängerung geschafft umzustellen. Denn vor sechs Monaten lagen in einigen Euro-Ländern die Nutzungsdaten von Sepa-Zahlungen sogar unter 50 Prozent. [Quelle: http://www.finance-magazin.de/geld-liquiditaet/cash-management/euro-zahlungsverkehr-ab-morgen-nur-noch-sepa/ ] Ohne die Verlängerung hätte es natürlich Chaos gegeben. Gruß
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14.8.2013, 12:13 Uhr von Annette Ziegler Profil ansehen
Hallo Herr Klein, das Schreiben kann kombiniert werden. Siehe hierzu Antwort von Herrn Lienig zu Ihrer Frage im Forum. Gruß, A. Ziegler
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8.8.2013, 17:16 Uhr von poltuslinnich Profil ansehen
Ich habe bereits am ersten Onlineseminar zudiesem Thema teilgenommen und war sehr zufrieden damit. Dennoch habe ich jetzt noch eine Frage: Müssen wir (der Vorstand) die Mitglieder in zwei getrennten Schreiben zum einen über die Umstellung selbst und zum anderen über den Zeitpunkt des Einzugs informieren oder geht dies auch in einem Schreiben? Für eine baldige Antwort danke ich im Voraus. Mit freundlichen Grüßen R. Klein
Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
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Stefan Wagner ist Jurist und Vereinspraktiker.

Er unterrichtet seit Jahren an der Führungsakademie des ...

Stefan Wagner

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