Mittwoch, 22.02.2017 | Autor: Prof. Gerhard Geckle, Foto: © Project Photos GmbH & Co. KG

Die Spendenbescheinigung per E-Mail kommt!

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Worum geht´s in diesem Thema
  • Zuwendungsbestätigung
  • Spendenbescheinigung

Soweit nicht gleich die Spendenbescheinigung ausgehändigt wird, kommt üblicherweise diese für die eigene Steuererklärung benötigte Zuwendungs-bestätigung per Post, verbunden mit einem Dankesbegleitbrief meist zeitnah zum Jahresbeginn.

Je nach Umfang der erfreulichen, beim gemeinnützigen Verein eingegangenen Spenden und hierfür erforderlichen auszustellenden Spendenbescheinigungen kann dies intern auf der Geschäftsstelle durchaus zu einem nicht unerheblichen Zeitaufwand führen, bis alles „eingetütet“ und im Versand ist. Zudem fallen nicht zu unterschätzende Kosten für den Brief und vor allem das Porto an.

Auch die Finanzverwaltung hat dies erkannt und registriert, denn aktuell kann nun nach dem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 06.02.2017 die Spendenbescheinigung als pdf-Datei per E-Mail verschickt werden, wenn

  • der gemeinnützige Verein/Verband zuvor diese Vorgehensweise seinem zuständigen Finanzamt „anzeigt“, also hierüber konkret informiert und
  • vor allem ausschließlich die amtlichen Geld- oder Sachspendenvordrucke ausgefüllt und sonst unverändert dafür einsetzt,
  • den fertigen Vordruck einscannt mit der Absicherung gegen Veränderungen oder unbefugte Eingriffe,
  • zudem vereinsintern die Verbuchung der Spende im ideellen Bereich in der Buchhaltung mit dem Erstellen der Spendenbescheinigung zeitnah verbunden wird bei Summenabstimmung.

 

Hinweis:

Bei Ausdruck der Bescheinigung in Papierform für den Spender muss das Spendendoppel/die Kopie zehn Jahre in den Vereinsunterlagen aufbewahrt werden, bei elektronischer Bestätigung „nur“ sieben Jahre.

 

Somit kann man ab sofort auf dieses zugelassene Neu-Verfahren zugreifen, also per E-Mail, oder auch weiterhin wie bisher per Brief die Spendenbescheinigung übermitteln.

Wobei man sicherlich auch vereinsintern auf bekannte (gültige) E-Mail-Adressen von Mitgliedern und ggf. auch Nichtmitgliedern zurückgreifen kann, wenn der Weg über die E-Mail laufen soll. Auch in der Mail könnte ein Dankesbrief des Vereins sogar als weitere Anlage angefügt oder aber gleich der Dank im E-Mail-Text ausgesprochen werden.

Für die Spenderseite: Die freiwilligen Spender benötigen ggf. keine Spendenbescheinigung, wenn die Einzelspende nicht über 200 Euro liegt und ein Zahlungsbeleg vorliegt.

Hinzu kommt, dass bereits ab 2017 das Steuererklärungsverfahren dadurch vereinfacht werden soll, dass es den neuen Grundsatz der Belegvorhaltepflicht gibt. Die Spendenbescheinigungen müssen also ab der ESt-Erklärung 2017 nicht unbedingt zusätzlich gleich beigefügt werden, was ohnehin nicht einfach ist, wenn die Erklärung elektronisch übermittelt wird. Ein Steuerzahler muss allerdings die Spendenbescheinigung oder den Zahlungsnachweis mindestens ein Jahr nach Zugang des Steuerbescheids noch für etwaige Nachfragen oder Anforderungen durch das Finanzamt aufheben.

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Foto: © Online-Redaktion verein-aktuell.de
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Prof. Gerhard Geckle ist Fachanwalt für Steuerrecht und selbstständiger Rechtsanwalt in der Kanzlei Dr. Stilz, Behrens & Partner mit Sitz in Freiburg.

Prof. Geckle ist u. a. Referent ...

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