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30.03.2018, 01:07 von Simracing Deutschland e. V.Profil ansehen
Allgemeines Forum|Dokumentierungen von Zahlungsein- und ausgängen
Hallo zusammen,

ich habe zwei Fragen zur Dokumentierungen von geleisteten bzw. eingegangen Zahlungen und möchte Euch diese mit Beispielen erläutern.

1. eine Privatperson erbringt für uns eine Leistung. In diesem Falle hat er ein virtuelles Rennen live kommentiert. Die Privatperson stellt uns keine Rechnung aus. Wir überweisen die Summe per paypal und geben im V-Zweck "Kommentierung Rennen xy" an.
Fragen:
a. muss uns die Privatperson eine Rechnung ausstellen? bzw.
b. können wir eine Überweisung unter Angabe des V.-Zwecks tätigen, ohne dass wir eine schriftliche Grundlage, z. B. ein Angebot oder eine Rechnung der Privatperson vorliegen haben?

2. wir erhalten unterjährig unsere Mitgliedsbeiträge.
Fragen:
a. ist es ausreichend, wenn per Kontoauszug die Zahlung nachgewiesen wird oder muss zusätzlich eine Ausgangsrechnung pro gezahltem Mitgliedsbeitrag erstellt werden? Das es sich um Mitgliedsbeiträge handelt, ist aus der Höhe des Betrags als auch durch den V-Zweck nachvollziehbar.
b. wir haben festgestellt, dass wir zwar von 95% unserer Mitglieder auch Mitgliedsanträge vorliegen haben, aber ca. 5% haben zwar ihre Beiträge gezahlt, aber keinen Antrag ausgefüllt. Kann man hier davon ausgehen, dass aufgrund des konkludenten Verhaltens des Zahlers ein Mitgliedsantrag "faktisch" abgeschlossen wurde oder müsste ich die fehlenden Anträge nachfordern. Das wäre grds. auch kein Problem, aber manche der 5% sind bereits schon wieder nicht mehr Teil unserer Community. Die werden vermutlich nicht nachträglich einen Vertrag abschließen.

Ich freue mich auf Eure Antworten und Tipps.

Keep Simracing


Lars Kober
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Alle 6 Antworten
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01.04.2018, 11:24 von Bruder Tom
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Immer wieder gerne.
Mit 13 Jahren als 1. Kassierer hat man(n) doch selbst so seine Erfahrungen gemacht, die ich gerne weitergebe.
Ein paar schöne Ostertage.
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30.03.2018, 07:01 von Bruder Tom
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Zu 1a: Eine Privatperson kann keine Rechnung ausstellen. Stellen Sie ggf. eine Quittung aus uns lassen Sie sich den Empfang des Geldes quittieren.
Zu 1b: Es ist in vielen Vereinen üblich, das Vorstandsmitglieder oder sonstige Mitglieder Besorgungen/Leistungen tätigen. Wenn die Person für den Verein
Leistungen, z.B. Kommentierungen, erbracht hat, können Sie dies selbstverständlich honorierern, ansonsten hat das Mitglied anspruch auf Auslagenersatz (§§ 27 Abs. 3, 670 BGB).
Bar gegen Quittung oder per Überweisung mit entsprechenden Verwendungszweck.
Mit der Überweisung können Sie die Zahlung belegen.

Zu 2a: Im Zeichen von SEPA und IBAN sind Sie verpflichtet zu Beginn des Geschäftsjahres bei Einzug vom Mitgliedsbeiträgen eine Rechnung Mitglied auszustellen. Auf der Rechnung
müssen die Termine des Beitragseinzuges, sowie der hierzu gehörende Betrag aufgeführt werden. Wenn Sie so verfahren reicht eine Rechnung pro Mitglied und Beitragsjahr.

Zu 2b: Wenn Sie feststellen, dass 5% ihrer Mitglieder Beiträge zahlen, Sie aber keine Unterlagen haben, gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Sie handhaben dies als sog. betriebliche Übung, denn mit der Zahlung erkennt die Person ihre Mitgliedschaft an, und lassen es weiter so laufen. Jedoch könnte es unter umständen bei einer Kündigung Probleme geben.
2. Die bessere Variante ist, Sie eroieren wann das Mitglied erstmals Beitrag gezahlt haben. Dann füllen Sie vorab eine entsprechende Beitrittserklärung aus, mit Beginndatum zur ersten Beitragszahlung, und lassen das Mitglied nachträglich unterschreiben.
Bei einer entsprechenden Erklärung dürfte dies kein PRoblem sein.
Musste selbst so verfahren, als ich den Posten des 1. Kassieres übernommen habe, und es gab keine Probleme. Wie gesagt, lassen Sie sich eine gute Begründung einfallen.
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Alle 4 Kommentare
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01.04.2018, 12:56 von Simracing Deutschland e. V.
ein super Support!!!! Wirklich top!!!

Ich denke ganz so schlimm sieht es dann nicht mehr aus :-)

1. wir machen onlinebanking und können alle Buchungen per PDF-Kontoauszug nachweisen
2. von den Lastschrifteinzügen haben wir uns vor Jahren verabschiedet, da exakt der Fall Konto nicht ausreichend gedeckt zwei drei Mal passiert ist und wir auf dem Geld sitzen geblieben sind.

Lieben Dank Bruder Tom!!!!
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31.03.2018, 12:37 von Bruder Tom
AUS DEN SEPA-REGELN DER BUNDESBANK
Als Vorabinformation ("Pre-Notification") ist jede Mitteilung (z. B. Rechnung, Police, Vertrag) des Lastschrifteinreichers an den Zahler geeignet, die eine Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt. Die Vorabinformation muss das Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen. Sie muss dem Zahler rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, sofern mit dem Zahler keine andere Frist vereinbart wurde) vor Fälligkeit zugesandt worden sein, damit er sich auf die Kontobelastung einstellen und für entsprechende Deckung sorgen kann. In welcher Art und Weise die Vorabinformation erfolgen kann, ergibt sich aus den Regelungen der jeweiligen Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger und seinem Zahlungsdienstleister.
https://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/FAQ_Listen/zahlungsverkehr_sepa.html?docId=125182#125182
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31.03.2018, 12:30 von Bruder Tom
Zu 1. Ja bei Überweisung können Sie auf eine Quittung verzichten. Sie müssen aber einen Überweisungsbeleg in Kopie u. Kontoauszug als Kopie den Buchungsunterlagebn als Nachweis beifügen. Einfach wäre ein Ausdruck aus dem Onlinebanking, sofern Sie dies machen.
Zu 2. Ja
Zu 3. Das Problem ist, dass die SEPA-Regeln fordern, dass Sie den Zeitpunkt der Abbuchung benennen müssen, damit das Mitglied für Kontodeckung sorgen kann. Sollte dann die Lastschrift nicht durchgeführt werden, wird der Verein mit Rücklastschriftgebühren belangt, die Sie dan dem Mitglied wiederum in Rechnung stellen können. War ja schließlich nicht Ihr Verschulden. Machen Sie dies nicht bleibt die Rücklastschift beim Verein hängen, denn Sie haben keinen Nachweis, dass Sie den/die Zahlungstermin(e) rechtzeitig mitgeteilt haben.
Dazu sollten auf der Rechnung auch vermerkt sein, dass der Beitrag per SEPA-Lastschriftmandat, so der Fachname, eingezogen wird, ind von welchem Konto (IBAN).
Wenn sich in der Vergangenheit keiner Beschwert hat, hatten Sie Glück und nachholen müssen Sie dies auch nicht. Zukünftig würde ich das jedoch so handhaben, und bis zum nächsten Beitragjahr dürfte genügend Zeit sein dies zu organisieren.
Ich habe mir z.B. mit MS-Access selbst eine Vereinsverwaltungsdatenbank erstellt die dies mit einem Klick ausführt. Oder Sie verwenden ein Vereinsverwaltungsprogramm von Lexware, Wiso usw., da ist diese Funktion integriert.
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31.03.2018, 12:12 von Simracing Deutschland e. V.
Vielen Dank für die sehr schnellen und verständlichen Antworten!!!

Noch zwei Verständnisfragen:
1. Ist es richtig, dass ich auf eine Quittung an eine Privatperson verzichten kann, wenn ich das Geld an diese überweise und aus dem V-Zweck ersichtlich wird, warum er das Geld erhalten hat oder muss zwingend noch eine Quittung vorliegen?

2. Ich habe die Mitglieder, die keinen Antrag ausgefüllt, aber bezahlt haben, angeschrieben und gebeten, den Mitgliedsantrag nochmals online auszufüllen. Sobald ein solcher Mitgliedsantrag ausgefüllt ist, werden seine Daten in einer Datenbank abgelegt und daraus kann ich dann ein PDF erzeugen. Dies dürfte als Beleg ausreichen, oder?

3. Die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung pro Mitglied "schockt" mich etwas :-). Da habe ich dann einiges nachzuholen, was früher mal versäumt wurde. In diesem Zusammenhang noch die Frage, ob das Mitglied einen Anspruch auf solch eine Rechnung hat oder ob es grds. verpflichtend ist oder beides? Welche Konsequenzen hätte es für den Verein, wenn bisher solche Rechnungen nicht ausgestellt wurden, aber ab "heute" erstellt würden?

Keep Simracing
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